Vabilu za sejo sveta javne agencije je treba priložiti predlog dnevnega reda in navesti poročevalce k posameznim točkam predlaganega dnevnega reda.
Vabilo z gradivom za sejo je treba poslati članom vsaj pet dni pred sejo, razen v primeru korespondenčnih sej.
Za pripravo seje je zadolžen direktor javne agencije.
O seji sveta javne agencije se vodi zapisnik, ki ga pripravi direktor in podpiše predsedujoči. V zapisnik se vnesejo predlogi, sklepi in izid glasovanja o njih.
Zapisniki se praviloma priložijo vabilu za naslednjo sejo sveta javne agencije.