Vsak vpogled v (drugo) dokumentacijo Zavoda AIPA se zabeleži v »Evidenco vpogledov v dokumentacijo«, iz katere mora biti razvidno, kdo je vpogledal, kdaj, kateri podatki oziroma dokumenti so mu bili predloženi, na kakšen način ter na kakšni podlagi je bil opravljen vpogled. Oseba, ki ji je vpogled odobren in ga opravi, se v evidenci tudi podpiše.
Kolikor je dokumentov več je potrebno narediti natančen seznam predloženih in pregledanih ter vrnjenih dokumentov.
Vsako posredovanje podatkov se beleži v »Evidenco posredovanj podatkov«, iz katere mora biti razvidno, kateri podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšen način ter na kakšni podlagi so bili podatki posredovani. Oseba, ki so ji bili podatki posredovani osebno, mora potrdilo o prevzemu dokumenta s podatki podpisati, potrdilo pa se vloži v evidenco. Lahko pa s podpisom potrdi prevzem podatkov neposredno v evidenci s pripisom »prevzeto«.
Če so bile prosilcu posredovane kopije dokumentacije, podpiše prosilec prevzemnico z natančnim popisom vseh prejetih listin oziroma seznamom dokumentov.