Evidenca nabave in porabe živil se vodi samo po nabavni vrednosti in mora vsebovati naslednje podatke:
Poraba živil se ugotavlja mesečno na podlagi popisa zalog, podatki pa morajo biti vpisani v evidenco v osmih dneh po preteku meseca oziroma leta.
Evidenci nabave in porabe pijač in živil morata biti stalno v gostinskem obratu. Zavezanec mora zagotoviti, da so evidence dostopne, tudi ko sam ni prisoten v gostinskem obratu.
Stroški porabe živil in pijač se ugotavljajo mesečno na način, določen s slovenskimi računovodskimi standardi.