Zadeve, za katere je določeno, naj jih ima pisarna v evidenci do določenega roka, so hranjene v rokovniku (koledarju), kar se zabeleži v ustreznem vpisniku.
Rokovnik je sestavljen iz fasciklov (map); vanje so vložene zadeve, urejene po zadnjem dnevu roka in zaporedni številki. Namesto fasciklov je dovoljeno uporabljati posebne omare s predelki.
Vodja vpisnika mora na dan pred pretekom roka izročiti zadevo tistemu, kateremu je zadeva poverjena v reševanje. Če je ta odsoten jo izroči tistemu, ki dodeljuje zadeve. Če prispe v zadevi kakšno pisanje pred pretekom roka, jo takoj izroči v delo.