Starši vpišejo otroka v vrtec tako, da oddajo vlogo za vpis otroka v vrtec (v nadaljevanju: vloga) na predpisanem obrazcu, h kateri morajo biti predloženi zahtevani dokazi. Obrazec vloge, ki vsebuje tudi vrste dokazov, ki jih je treba priložiti k vlogi, je priloga pravilnika. Vloge dobijo starši na sedežu vrtca in na spletnih straneh vrtca ter Mestne občine Novo mesto.
Vlogo odda eden od staršev oziroma otrokov skrbnik (v nadaljevanju: vlagatelj).
Vloge, vložene v roku in po poteku roka za prijavo na javni vpis novincev, imajo veljavo za sprejem otrok v razpisnem obdobju (od 1. 9. do 31. 8.). Za sprejem otroka v naslednjem šolskem letu je treba vlogo vnovič vložiti v času roka za prijavo na javni vpis novincev.