Komisija se mora sestati v 10 delovnih dneh po zaključku vpisa. Komisija obravnava vloge na svoji seji, ki ni javna, v skladu z določbami Zakona o vrtcih. Na seji komisije so lahko prisotni samo člani komisije in zapisnikar. Seja je sklepčna, če so navzoči vsaj trije člani.
Na seji komisije lahko sodeluje ravnatelj in drugi delavci vrtca na predlog člana komisije ali ravnatelja, vendar brez pravice glasovanja.