Poveljnik ladje mora pismeno obvestiti vkrcevalca, da je ladja pripravljena za vkrcavanje (pismo o pripravljenosti).
Pismo o pripravljenosti je treba poslati vkrcevalcu na njegov naslov v delovnem času.
Če poveljnik ladje ne ve za naslov vkrcevalca ali če pisma o pripravljenosti ni mogoče vročiti na njegov naslov, mora obvestilo o pripravljenosti ladje razglasiti po krajevnem običaju.