Prijava na razpis mora biti izdelana izključno na obrazcu, ki je sestavni del razpisne dokumentacije. V kolikor prireditelj prijavlja več prireditev, mora za vsako posamično prireditev izpolniti ločen obrazec.
Odpiranje vlog vodi komisija in se izvede v roku, ki je predviden v javnem razpisu.
O delu komisije se vodi zapisnik.
Prepozne vloge, vloge, ki niso oddane na predpisanem obrazcu in vloge, katerih vsebina ni skladna z javnim razpisom, pristojni organ zavrže s sklepom.
Komisija v roku 8 (osem) dni od odpiranja vlog pisno pozove tiste prijavitelje, katerih vloge niso bile popolne, da jih dopolnijo. Nepopolne vloge, ki jih vlagatelj na podlagi poziva v določenem roku ne dopolni, se zavržejo.
Po proučitvi prijav Komisija oblikuje predlog in ga posreduje v obravnavo in sprejem županu.