Otroci se vključijo v vrtec z dnem, ki ga določijo starši v dogovoru z vrtcem.
Če starši ne podpišejo Dogovora o sodelovanju med starši in vrtcem (ali pogodbe z vrtcem) oziroma otroka ne vključijo v vrtec s predvidenim datumom, jih vrtec v roku 15 dni telefonsko pozove (ali pisno obvesti), da imajo na voljo prosto mesto ter, da naj pripeljejo otroka v vrtec. O tem se naredi uradni pisni zaznamek.
Če starši otroka v vrtec prenehajo voditi med letom in o daljši odsotnosti ne obvestijo vrtca, jih vrtec po 30-dnevni strnjeni odsotnosti telefonsko pozove (ali pisno obvesti), da naj pripeljejo otroka v vrtec. O tem se naredi uradni pisni zaznamek.
Če starši po prejemu telefonskega klica (ali pisnega obvestila) v 8 dneh ne pripeljejo otroka v vrtec oziroma vrtec ne obvestijo o razlogih, zaradi katerih otrok vrtca ne obiskuje, se šteje, da so starši umaknili vlogo za vpis otroka v vrtec. O tem se naredi uradni pisni zaznamek.