Vrtci oblikujejo zahtevke na podlagi podatkov, ki jih pridobijo iz dokumentacije in evidenc, ki jih vodijo v skladu z zakonom in podzakonskimi predpisi in iz veljavnih odločb o znižanem plačilu staršev za vrtec.
Podatek o ceni programa in podatek o stroških neporabljenih živil zaradi odsotnosti otroka mora temeljiti na sklepu o določitvi cen programov v vrtcu, ki ga je sprejela občina ustanoviteljica vrtca, in s katerim je vrtec v skladu z drugim odstavkom 31. člena Zakona o vrtcih seznanil starše, občino zavezanko za plačilo in ministrstvo. Vrtec ministrstvo seznani s cenami, tako da podatke vpiše v spletno aplikacijo, ki jo je ministrstvo vzpostavilo v skladu z Zakonom o vrtcih in z namenom oblikovanja informacijske točke na nivoju države.