Odgovorna oseba organizacije ali službe, v kateri se izvaja nadomestna služba, vodi dnevnik usposabljanja, dnevno evidenco del in nalog, ki jih opravlja državljan, evidenco dnevne prisotnosti in dovoljenih izhodov, izplačanih žepnin in povračil.
Organizacija ali služba, v kateri se izvaja nadomestna civilna služba, je dolžna obvestiti upravni organ, pristojen za obrambne zadeve, ki državljana vodi v evidenci, o času nastopa nadomestne civilne službe v roku 5 dni po pričetku služenja in v roku 8 dni po končani nadomestni civilni službi o času zaključka službe.