Uredba o vodenju in vzdrževanju centralnega registra...

3338. Uredba o vodenju in vzdrževanju centralnega registra prebivalstva ter postopku za pridobivanje in posredovanje podatkov

Na podlagi 21. člena zakona o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 1/99) izdaja Vlada Republike Slovenije

U R E D B O
o vodenju in vzdrževanju centralnega registra prebivalstva ter postopku za pridobivanje in posredovanje podatkov

I. SPLOŠNA DOLOČBA

1. člen

(namen uredbe)

S to uredbo se določajo način vodenja in vzdrževanja Centralnega registra prebivalstva (v nadaljnjem besedilu: CRP), postopki, način, roki in druge obveznosti upravljavcev zbirk podatkov, ki posredujejo podatke za vpis posameznika v CRP in podatke o dogodkih in spremembah, ki vplivajo na stanje podatkov o posamezniku, ter postopki, način, roki in druge obveznosti upravljavca CRP glede posredovanja podatkov upravičenim uporabnikom.

II. VODENJE IN VZDRŽEVANJE CRP

2. člen

(vodenje podatkovne baze)

(1)

Zbirka podatkov CRP se vodi kot računalniška podatkovna baza s podatki o trenutnem stanju prebivalstva in z zgodovino podatkov pred nastopom sprememb. Vodi se na podlagi podatkov za vpis posameznika v CRP in podatkov o dogodkih, ki povzročajo spremembe teh podatkov, kot je določeno v 7. in 13. členu zakona o centralnem registru prebivalstva. Le-ti se pridobivajo od upravljavca zbirke podatkov, ki jih ob nastanku dogodka po svoji pristojnosti prvi zabeleži (v nadaljnjem besedilu: podatkovni vir).

(2)

Kot kooperativna podatkovna baza se CRP vodi v skladu z 19. členom zakona o centralnem registru prebivalstva za tiste podatke, za katere so dane tehnične možnosti za pooblastitev določenega podatkovnega vira za neposredno vzdrževanje podatkov, za katere je pristojen. Pooblastitev se uredi v skladu z zakonom o varstvu osebnih podatkov s pisno pogodbo, ki vsebuje tudi pogoje in ukrepe za zagotovitev varstva osebnih podatkov in njihovega zavarovanja.

3. člen

(organizacija podatkovne baze)

(1)

CRP je relacijska podatkovna baza. Sestavljajo jo posamezne evidence kot fizično in logično povezane celote. Te so:

-

evidenca določenih osebnih identifikacijskih številk, ki vsebuje vse enotne matične številke občana (v nadaljnjem besedilu: EMŠO) oziroma identifikacije, določene v skladu z zakonom in vpisane v CRP od 1. 1. 1980 dalje;

-

evidenca posameznikov v skladu s 3. členom zakona o centralnem registru prebivalstva;

-

evidenca dogodkov kot zgodovina CRP, ki je evidenca sprememb osebnega statusa posameznika;

-

evidenca družin na osnovi povezav med EMŠO družinskih članov;

-

evidenca identifikatorjev za povezovanje z administrativnimi zbirkami podatkov;

-

tabele s podatki o teritorialnih enotah in mali šifranti za posamezne podatke kot osnova za urejeno vodenje podatkovne baze;

-

zaščitne tabele, ki omogočajo sledenje sprememb in rekonstrukcijo prejšnjih stanj podatkovne baze;

-

evidenca uporabnikov, vključenih v elektronsko poslovanje, evidenca njihovih pravic do pridobivanja osebnih podatkov v skladu z zakonom o varstvu osebnih podatkov in internim katalogom storitev elektronskega poslovanja;

-

administrativne evidence podatkovne baze, ki upravljavcu omogočajo upravljanje z avtorizacijami, nadzor nad dogajanjem v podatkovni bazi ter poznejše spremljanje posegov, vpogledov in izpisov ter

-

druge evidence in tabele, ki pripomorejo k učinkovitemu upravljanju s podatkovno bazo.

(2)

Podatki so urejeni vsebinsko, časovno in teritorialno. Vsebinsko so urejeni po dogodkih in v skladu s šifranti. Časovno so opredeljeni z datumi, kot je datum dogodka, datum vpisa v CRP ali datum vpisa pri viru. Teritorialno so podatki opredeljeni na primer s krajem dogodka, krajem vpisa, stalnim ali začasnim prebivališčem ter krajem rojstva v tujini ali krajem prejšnjega ali bodočega prebivališča v tujini v primeru meddržavnih selitev.

4. člen

(vzdrževanje podatkovne baze)

(1)

Za vzdrževanje podatkovne baze je odgovoren upravljavec CRP. Pri tem uporablja slovenske nacionalne in mednarodne uveljavljene standarde s tega področja.

(2)

Podatki CRP se vzdržujejo na podlagi podatkov za določitev EMŠO, matičnih dejstev, podatkov o migracijah in drugih dogodkih, na podlagi sprememb teritorialnih podatkov, ki so v pristojnosti geodetske službe, ter sprememb drugih šifrantov glede na spremembe standardov za vodenje klasifikacij in šifrantov.

(3)

Upravljavec CRP je odgovoren za vzdrževanje in izboljšanje kakovostne ravni podatkov. Podatki se kontrolirajo ob vpisu dogodka, občasno ali ob uporabi. Ob vpisu dogodka se podatki kontrolirajo formalno in logično ter po pravilih o logičnem zaporedju dogodkov. Občasno upravljavec CRP kontrolira popolnost zajetja in primerja usklajenost podatkov s podatkovnimi viri ali z dejanskim stanjem. Ob uporabi se preverja morebitni sum o napaki, potrebni popravek pa se uredi pri viru. Če uporabnik podvomi o pravilnosti podatka ali ugotovi napako, le-to sporoči upravljavcu CRP, ki preverbo posreduje podatkovnemu viru. Če se izkaže, da je prišlo do napake, jo podatkovni vir popravi in pravilen podatek sporoči upravljavcu CRP z rednim postopkom, ta pa ga posreduje uporabnikom, ki so prej prejeli napačen podatek.

5. člen

(računalniška podpora in elektronsko poslovanje CRP)

(1)

Upravljanje CRP poteka s pomočjo centralizirane računalniške podpore ter elektronske izmenjave podatkov, dokumentov in sporočil (v nadaljnjem besedilu: elektronsko poslovanje). Prenos podatkov po javnem omrežju mora biti zaščiten z uveljavljenim kriptografskim standardom v skladu z zakonom, ki ureja elektronsko poslovanje in elektronski podpis. Pristop do podatkov mora biti omejen, pravice uporabnika podatkovne baze morajo biti strogo ločene po pristojnostih in odgovornostih, omogočeno mora biti sledenje posegov v podatkovno bazo.

(2)

Podatkovni viri sporočajo podatke po elektronskih medijih, če to ni mogoče, pa na obrazcih. Upravljavec zbirke podatkov, ki je odgovoren za upravljanje dela kooperativne podatkovne baze, le-tega vodi po pravilih vodenja CRP ter v skladu z metodologijo, standardi in navodili upravljavca CRP.

(3)

Upravljavec CRP lahko posreduje podatke podatkovnim virom in uporabnikom s pomočjo elektronskega poslovanja, kadar je to tehnično možno in smotrno. Ob tem morajo biti izpolnjeni pogoji iz prvega odstavka tega člena.

(4)

V primeru, da posamezni podatkovni vir ali uporabnik vpeljeta elektronsko poslovanje, je potrebno predhodno soglasje ministra, pristojnega za upravo.

III. DOLOČANJE OSEBNE IDENTIFIKACIJSKE ŠTEVILKE

6. člen

(določanje EMŠO)

(1)

EMŠO določi upravljavec CRP:

-

novorojencu ob rojstvu neposredno v pristojni zdravstveni ustanovi;

-

državljanu Republike Slovenije ob prijavi stalnega ali začasnega prebivališča pri prvi priselitvi na območje Republike Slovenije;

-

tujemu državljanu ob prejemu vloge za pridobitev dovoljenja za prebivanje, vloge za pridobitev statusa začasnega zatočišča ali prošnje za azil;

-

posamezniku ob naknadnem vpisu v rojstno matično knjigo;

-

posamezniku, ki mu EMŠO po predpisih, ki so v Republiki Sloveniji veljali pred uveljavitvijo zakona o centralnem registru prebivalstva, ali po pomoti še ni bila določena, ter

-

posamezniku, ki v Republiki Sloveniji nima stalnega ali začasnega prebivališča, vendar tu uveljavlja določene pravice ali izpolnjuje obveznosti do Republike Slovenije.

(2)

EMŠO, vpisana v uradne evidence v Republiki Sloveniji pred 18. februarjem 1999, ostane v veljavi in je vpisana v evidenco določenih osebnih identifikacijskih številk:

-

če jo je določil upravljavec CRP;

-

če je bila vpisana v register prebivalstva oziroma v CRP ob priselitvi posameznika iz druge republike nekdanje SFRJ in določena v drugi republiki nekdanje SFRJ v skladu s prejšnjimi predpisi;

-

če ni bila določena po prvi ali drugi alinei tega člena in jo je določil Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije za potrebe vodenja matične evidence zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja v skladu s pooblastilom upravljavca CRP ali

-

če ni bila določena po prvi ali drugi alinei tega člena in jo je določil Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije za potrebe vodenja evidence o zavarovancih in njihovih družinskih članih v skladu s pooblastilom upravljavca CRP.

(3)

EMŠO, določena po tretji ali četrti alinei prejšnjega odstavka, se uporablja tudi na drugih področjih, kadar se posameznika vpiše v zbirke podatkov iz 9. člena zakona o centralnem registru prebivalstva, EMŠO pa mu pred tem ni bila določena po prvi ali drugi alinei prejšnjega odstavka.

7. člen

(podatkovni viri za določanje EMŠO)

(1)

Podatkovni vir za določanje EMŠO je zbirka podatkov, v kateri se podatki o posamezniku zabeležijo ob priselitvi v Republiko Slovenijo ali ob rojstvu, za posameznika, ki nima prebivališča ali ni rojen v Republiki Sloveniji, pa tista zbirka podatkov, v kateri je najprej vpisan.

(2)

Na področju upravnih notranjih zadev sta vira za določitev EMŠO:

-

upravna enota za državljana Republike Slovenije, ki ob prvi priselitvi iz tujine prijavlja stalno ali začasno prebivališče ali iz kakšnega drugega vzroka še ni bil vpisan v uradne evidence in mu EMŠO še ni bila določena, ter za tujega državljana, ki vloži prošnjo za pridobitev dovoljenja za prebivanje ali za pridobitev statusa začasnega zatočišča ali pa mu EMŠO po predpisih pred uveljavitvijo zakona o centralnem registru prebivalstva še ni bila določena;

-

ministrstvo, pristojno za upravo, za prosilca za azil.

(3)

Pristojna zdravstvena ustanova je vir za določitev EMŠO ob rojstvu otroka. Za mater novorojenega otroka, ki v Republiki Sloveniji nima stalnega niti začasnega prebivališča in ji EMŠO ni bila določena po nobenem odstavku tega člena, lahko posreduje zahtevek za njeno določitev pristojna zdravstvena ustanova, v kateri mati rodi. Za otroka, ki ni rojen v porodnišnici, posreduje podatke za določitev EMŠO matičar v skladu s pristojnostmi iz prve alinee drugega odstavka tega člena in v skladu s 15. členom te uredbe.

(4)

Zavod za zaposlovanje Slovenije je vir za določitev EMŠO za tujega državljana, za katerega je bila vložena prošnja za izdajo delovnega dovoljenja ali ki prihaja v Republiko Slovenijo z namenom dela ali zaposlitve, ni pa tukaj stalno niti začasno prijavljen oziroma ne more dobiti EMŠO po drugem ali tretjem odstavku tega člena.

(5)

Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije je vir za določitev EMŠO za posameznika, ki uveljavlja pravico iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja in v Republiki Sloveniji ni stalno niti začasno prijavljen oziroma ne more dobiti EMŠO po drugem, tretjem ali četrtem odstavku tega člena.

(6)

Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije je vir za določitev EMŠO za zavarovanca in/ali njihovega družinskega člana, ki v Republiki Sloveniji ni stalno niti začasno prijavljen oziroma EMŠO ne more dobiti po drugem, tretjem ali četrtem odstavku tega člena.

(7)

Davčna uprava Republike Slovenije je vir za določitev EMŠO za davčnega zavezanca, ki v Republiki Sloveniji ni stalno niti začasno prijavljen oziroma ne more dobiti EMŠO po nobenem od prejšnjih odstavkov tega člena, je pa lastnik nepremičnine ali v Republiki Sloveniji uresničuje druge pravice, za katere ima obveznost do plačila davčne dajatve.

8. člen

(posredovanje podatkov za določanje EMŠO)

(1)

Podatkovni vir posreduje zahtevek za določitev EMŠO po elektronskih medijih neposredno v podatkovno bazo CRP. To stori takoj ob urejanju zadev posamezniku, najpozneje pa v roku 3 dni od prejema podatkov za vpis posameznika v svojo evidenco.

(2)

EMŠO se določi s postopki CRP in z odgovorom vrne po isti poti skupaj z ostalimi podatki, potrebnimi za vpis v evidenco podatkovnega vira. Če je bila EMŠO za zahtevanega posameznika že določena, se to sporoči z odgovorom sočasno z drugimi podatki.

(3)

Ob prevzemu podatkov izpiše podatkovni vir obvestila o določitvi EMŠO in nalepke, poleg tega pa tudi druge dokumente, ki jih potrebuje za opravljanje z zakonom predpisanih nalog. Če ti dokumenti vsebujejo vse podatke in pojasnilo o določitvi EMŠO, lahko v dogovoru z upravljavcem CRP z njimi nadomesti način obveščanja iz 9. člena te uredbe. O določitvi EMŠO obvesti posameznika. Ob rojstvu novorojenega otroka sporoči EMŠO pristojna zdravstvena ustanova tudi matičarju za vpis v rojstno matično knjigo na območju, kjer je kraj rojstva novorojenega. Ob določitvi EMŠO za izdajo delovnega dovoljenja v skladu s četrtim odstavkom 7. člena te uredbe Zavod za zaposlovanje Slovenije vpiše ali nalepi EMŠO tudi na delovno dovoljenje.

(4)

Upravljavce drugih zbirk podatkov, ki prav tako potrebujejo EMŠO za določenega posameznika, obvesti o določitvi EMŠO upravljavec CRP z rednim postopkom posredovanja podatkov.

9. člen

(obveščanje o določitvi EMŠO)

(1)

Za vsako novo določeno EMŠO se tiska obvestilo o njeni določitvi in/ali nalepke.

(2)

Za obveščanje o novo določeni EMŠO se uporablja obrazec, ki je sestavni del te uredbe. Sestavljen je iz treh delov, ki so označeni s kraticami DEMŠO-1, DEMŠO-2 in DEMŠO-3 (Priloga 1). Obrazec izda Ministrstvo za notranje zadeve, po določitvi EMŠO pa ga s podatki tiska upravljavec zbirke podatkov, ki je določitev zahteval.

(3)

Obrazec ima tri dele:

-

DEMŠO-1 – obvestilo o določitvi enotne matične številke občana, namenjen je upravljavcu zbirke podatkov, ki je zahteval njeno določitev.

-

DEMŠO-2 – obvestilo o določitvi enotne matične številke občana, namenjen je vpisu novo določene EMŠO v rojstno matično knjigo, če je posameznik vpisan v rojstno matično knjigo v Republiki Sloveniji, sicer se ta del obrazca ne uporabi.

-

DEMŠO-3 – obvestilo o določitvi enotne matične številke občana posamezniku. Obvestilo mu pošlje ali izroči podatkovni vir, ki je zahteval določitev EMŠO. Na hrbtni strani obrazca je pojasnilo o namenu tega obvestila in o uporabi EMŠO. Na območju madžarske in italijanske narodne skupnosti je obrazec dvojezičen.

(4)

Pojasnilo na obrazcu DEMŠO-3 se glasi: “V skladu z zakonom o centralnem registru prebivalstva, Uradni list RS, št. 1/99, smo Vam določili EMŠO. EMŠO je osebna identifikacijska številka v Republiki Sloveniji, zato prosimo, da to obvestilo hranite. EMŠO se vpisuje v uradne evidence in druge zbirke podatkov, če je tako predpisano z zakonom, upravljavec pa je dolžan navesti zakonsko podlago. Če zbiranje EMŠO ni predpisano z zakonom, se sme pridobiti samo od Vas in z Vašo pisno privolitvijo, vendar Vas je tak upravljavec dolžan seznaniti z namenom, podatke pa sme uporabiti samo za ta namen in jih ne sme posredovati drugi osebi. V nasprotnem primeru se to lahko kaznuje kot prekršek.“

(5)

Upravljavec zbirke podatkov, ki je zahteval določitev EMŠO, jo takoj po prejemu vpiše v osebne dokumente posameznika. V primerih, ko se posamezniku ne izdajo osebni dokumenti ali za čas, dokler se le-ti ne izdajo, mu izroči obrazec DEMŠO-3 in ga opozori na uporabo EMŠO in na besedilo na obrazcu. Kadar za določitev EMŠO za tujca zaprosi delodajalec ob vlogi za pridobitev delovnega dovoljenja v skladu s četrtim odstavkom 7. člena te uredbe, se obrazec DEMŠO-3 tujcu izroči preko vlagatelja.

(6)

EMŠO, določena mrtvorojenemu otroku, se vpiše samo v uradne evidence. V tem primeru se obrazec DEMŠO-3 ne izpiše.

(7)

Nalepke vsebujejo priimek in ime ter EMŠO. Tiskajo se za vsako novo določeno EMŠO v treh izvodih (Priloga 2). Namenjene so preprečevanju napak pri prepisovanju.

10. člen

(ponovna določitev EMŠO)

(1)

Posamezniku, ki mu je bila EMŠO določena z napačnim datumom rojstva ali z napačnim spolom, se ponovno določi nova EMŠO s pravilnimi podatki. Popravek praviloma zahteva podatkovni vir, ki je zahteval določitev EMŠO. Za novorojene in za posameznike, ki v Republiki Sloveniji uveljavljajo pravice in/ali izpolnjujejo dolžnosti, lahko ponovno določitev EMŠO pozneje zahteva tudi register prebivalstva. Če o pravilnosti EMŠO posumi drug uporabnik CRP, to sporoči upravljavcu CRP, ki podatke preveri pri podatkovnem viru ali na registru prebivalstva.

(2)

Podatki za ponovno določitev EMŠO se posredujejo na enak način kot za prvo določitev.

(3)

Ob ponovni določitvi EMŠO se prvo določena razveljavi, vendar ostane v evidenci osebnih identifikacijskih številk in se ne sme dodeliti drugi osebi, zato da omogoča pravilno določitev EMŠO za naslednjo osebo istega spola, rojeno na isti dan. S povezavo na popravljeno EMŠO pa omogoča pravilno ažuriranje podatkov v času, dokler novo določena EMŠO ni vpisana pri vseh podatkovnih virih.

Uredba o vodenju in vzdrževanju centralnega registra prebivalstva ter postopku za pridobivanje in posredovanje podatkov

Časovnica