Dopust je ena najpogostejših tem, ki povzroča nesporazume med delodajalci in zaposlenimi. Ali ste kot delodajalec dolžni odobriti dopust zaposlenemu, ki vas je o tem obvestil le nekaj dni vnaprej? Sploh, kadar je dela ogromno, zaposleni pa je za delovni proces ključen? Odgovor ni preprost. Odvisen je od okoliščin in vrste dopusta, ki ga zaposleni zahteva.
Kaj pravi zakon?
Ključno pravno besedilo, ki ureja letni dopust v Sloveniji, je 163. člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1). Ta člen določa, da se dopust izrablja ob upoštevanju tako potreb delovnega procesa kot interesov delavca – njegovih možnosti za počitek, rekreacijo in družinskih obveznosti.
To pomeni, da nobena stran nima absolutne pravice: niti zaposleni ne more enostransko koristiti dopusta kadarkoli, niti delodajalec ga ne more brez utemeljenih razlogov koriščenja dopusta zavrniti.
En dan dopusta po izbiri zaposlenega – posebna pravica
Zakon zaposlenemu podeljuje pravico o izrabi enega dneva dopusta. En dan letnega dopusta sme zaposleni izrabiti na dan, ki ga sam izbere. Pogoj je, da o tem delodajalca obvesti najmanj tri dni vnaprej. Ta pravica je močnejša od splošnih pravil in zaposlenemu je ne treba posebej utemeljevati.
Kot delodajalec smete to pravico zavrniti le izjemoma – in sicer takrat, ko bi odsotnost zaposlenega resneje ogrozila delovni proces. To je visok pravni standard. Povečan obseg dela ali manj priročen termin sama po sebi ne zadoščata. Govorimo o situacijah, kot so: grožnja zaustavitve proizvodnje, resna zamuda pri ključnem projektu s pogodbenimi kaznimi ali varnostna tveganja.
Dokazno breme je v tem primeru na strani delodajalca. Če zaposlenemu zavrnete en dan dopusta brez ustrezne utemeljitve, kršite njegove pravice.
Daljši dopust in splošno načelo usklajevanja interesov
Ko zaposleni zahteva daljše obdobje dopusta, ki ni bilo vnaprej planirano, velja splošno načelo usklajevanja interesov. Tu imate kot delodajalec več prostora za zavrnitev, a odločitev vseeno ne sme biti samovoljne narave. Upoštevati morate tako potrebe podjetja kot okoliščine zaposlenega, ki želi dopust.
Zakon v 162. členu predvideva praktično orodje: od zaposlenega lahko zahtevate, da vnaprej planira izrabo vsaj dveh tednov letnega dopusta. To vam olajša načrtovanje delovnega procesa in zmanjšuje možnost sporov.
Kako pravilno zavrniti dopust?
Sodna praksa (VDS sklep Pdp 1353/2001) poudarja, da mora biti vaša odločitev – bodisi odobritev bodisi zavrnitev dopusta – jasna in nedvoumna. Pri zavrnitvi enega dneva dopusta morate biti pripravljeni konkretno utemeljiti, zakaj bi odsotnost zaposlenega resneje ogrozila delovni proces. Splošni razlogi, kot je „imamo zdaj veliko dela“, ne zadostujejo.
Posledice neutemeljene zavrnitve dopusta
Če zaposlenemu neutemeljeno odrečete dopust, zlasti tistega enega dneva, do katerega ima posebno zakonsko pravico, se izpostavljate resnim posledicam. Te vključujejo odškodninsko odgovornost delodajalca in inšpekcijski nadzor s strani Inšpektorata za delo. Sodna praksa (VDSS Sklep Pdp 355/2017) jasno kaže, da takšne kršitve niso zanemarljive.