Nalaganje dokumenta...
Navodilo za izvajanje uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom
OBJAVLJENO V: Uradni list RS 26-1154/2002, stran 2227 DATUM OBJAVE: 26.3.2002
VELJAVNOST: od 10.4.2002 do 3.3.2005 / UPORABA: od 10.4.2002 do 3.3.2005
RS 26-1154/2002
Verzija
2 / 2
Čistopis se uporablja od 4.3.2005 do nadaljnjega. Status čistopisa na današnji dan, 19.2.2026: NEAKTUALEN.
1154. Navodilo za izvajanje uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom
Na podlagi prvega odstavka 72. člena uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 91/01) minister za notranje zadeve izdaja
N A V O D I L O
za izvajanje uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom
za izvajanje uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1.
To navodilo določa način izvrševanja uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 91/01; v nadaljnjem besedilu: uredba) in obsega pravila o:
-
sprejemanju, odpiranju ali pregledovanju pošte;
-
ravnanju z dokumenti, ki nastanejo v upravnih organih;
-
evidentiranju, klasificiranju in signiranju zadev, dosjejev in dokumentov;
-
vodenju evidence o zadevah, dosjejih in dokumentih;
-
vodenju rokovnika;
-
vodenju evidence sejnih gradiv in sklepov sej;
-
pisarniških odredbah in zaznamkih;
-
vzdrževanju tekoče in stalne zbirke dokumentarnega gradiva;
-
varovanju arhivskega in trajnega gradiva ter o odbiranju arhivskega gradiva;
-
rokih hrambe posameznih vrst dokumentarnega gradiva, o izločanju in uničenju tega gradiva;
-
izvajanju postopkov za ravnanje z dokumentarnim gradivom s pomočjo informacijske tehnologije.
2.
Pojmi, uporabljeni v tem navodilu, imajo naslednji pomen:
-
fizični dokument je vsak zapis podatkov, pomembnih za delo organa javne uprave, ki je zapisan, narisan, natisnjen, fotografiran, fotokopiran ali kako drugače prenesen na fizični nosilec podatkov,
-
fizična kopija papirnega dokumenta je vsak podvojen dokument izvirnega papirnatega dokumenta, ki nastane s fotokopiranjem ali drugimi tehničnimi načini razmnoževanja dokumentov,
-
elektronska kopija papirnega dokumenta je skeniran papirni dokument ali skenirana fizična kopija papirnega dokumenta,
-
elektronski dokument je vsak zapis podatkov, pomembnih za delo organa javne uprave, ki je zapisan v elektronski obliki in je prejet po elektronski poti ali na fizičnem nosilcu elektronskih podatkov oziroma je izdelan pri organu javne uprave v elektronski obliki,
-
fizična kopija elektronskega dokumenta je natisnjen ali izrisan elektronski dokument,
-
elektronsko sporočilo je elektronski dokument ali več elektronskih dokumentov s prilogami, ki jih organ javne uprave prejme ali pošlje po elektronski poti,
-
spletna vloga je elektronsko sporočilo, katerega vsebino in obliko določi organ javne uprave glede na vsebino postopka, ki ga vodi.
3.
Glavna pisarna vodi in skrbi za pravilno in enotno vodenje evidenc o zadevah, dosjejih in dokumentih ter v sodelovanju oseb iz drugega odstavka 2. člena uredbe nadzira ravnanje z dokumentarnim gradivom v notranjih organizacijskih enotah ter pri delavcih organa javne uprave.
4.
Delo opravništva in vzdrževanja zbirk dokumentarnega gradiva vodi in nadzira vodja glavne pisarne.
5.
Stalno zbirko dokumentarnega gradiva neposredno vodi za to usposobljen delavec.
6.
Glavna pisarna mora imeti ustrezno informacijsko telekomunikacijsko opremo za vodenje evidenc o zadevah, dosjejih in dokumentih (v nadaljnjem besedilu: evidenca) in za delo s tem dokumentarnim in arhivskim gradivom v elektronski obliki.
7.
Glavna pisarna mora biti opremljena v skladu s predpisi in standardi, ki urejajo materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva.
8.
Vladna služba, pristojna za informatizacijo javne uprave (v nadaljnjem besedilu: vladna služba za informatiko), objavi seznam skupnih elektronskih naslovov organov javne uprave na enotnem portalu javne uprave. Organi javne uprave posredujejo skupne elektronske naslove vladni službi za informatiko.
9.
Pri zagotavljanju ustreznega strokovnega usklajevanja nalog pri izvajanju uredbe ter izvajanja nadzora nad poslovanjem organa javne uprave na tem področju vodja glavne pisarne najmanj enkrat v razdobju šestih mesecev pisno poroča vodji upravnega dela o izvajanju predpisov in drugih pravil s tega področja.
II. SPREJEMANJE IN PREGLEDOVANJE POŠTE
1. Splošno o sprejemanju in odpiranju pošte
10.
Pošta, naslovljena na organ javne uprave ali na delavce tega organa, se sprejema, pregleduje in evidentira v glavni pisarni v skupno evidenco dokumentarnega gradiva. Vloge, ki jih vlagajo stranke osebno, se praviloma sprejemajo v glavni pisarni.
11.
Delavec, ki prevzema pošto pri poštnem podjetju, mora imeti pooblastilo, katerega obliko in vsebino predpiše poštno podjetje. Za prevzem pošte pri poštnem podjetju morata biti pooblaščena najmanj dva delavca organa javne uprave.
12.
Pošta se sprejema ves poslovni čas organa javne uprave. Če ima organ javne uprave organizirano dežurno službo, se lahko pošto oddaja dežurni službi ne glede na čas. Dežurni delavec ne odpira prevzete pošte, razen če ima za odpiranje nujne pošte in za predajanje sporočil drugim delavcem upravnega organa posebno pooblastilo. Na prejeto pošto dežurni delavec zapiše datum in čas (uro in minuto), ko jih je prejel.
13.
Glavna pisarna strokovno pomaga strankam pri vlaganju vlog, izdaja obrazce za vloge, pregleduje vloge in opozarja stranke na nepravilnosti in pomanjkljivosti vlog, daje druge splošne informacije in nudi pomoč strankam v skladu s posebnimi predpisi.
14.
Pošto, poslano po poštni, kurirski ali dostavni službi, prevzema pooblaščeni delavec glavne pisarne. Ta delavec ne sme prevzeti priporočene pošte in pošte, na kateri je označena vrednost (paketi, vrednostna pisma), če ugotovi, da je pošta poškodovana, ali če obstaja sum, da je bila odprta, ali je v njej nevarna vsebina. V tem primeru mora od poštnega podjetja zahtevati, da se stanje in vsebina pošte komisijsko ugotovita. Potem je pošto mogoče prevzeti skupaj z izvodom zapisnika o komisijski ugotovitvi.
15.
Elektronskega dokumenta ni dovoljeno presneti oziroma prenesti, preden se ugotovi, da se s tem ne povzroči nevarnosti za informacijski sistem organa javne uprave (protivirusna zaščita).
16.
Vse zaznamke, ki jih glavna pisarna ob sprejemu pošte zapiše na dokument ali poseben list papirja, je treba opremiti z datumom, imenom in podpisom. Če zaznamek vnese neposredno informacijski sistem, se v sistemu zabeležita ime delavca in datum.
17.
Kadar organ javne uprave prejme vročilnico, jo evidentira kot del dokumenta, na podlagi katerega je nastala.
2. Sprejemanje in odpiranje elektronskih sporočil
18.
Elektronska sporočila organ javne uprave prejema preko elektronske pošte, elektronskega faksa, elektronske izmenjave podatkov ali spletnega obrazca.
19.
Elektronska sporočila, ki so naslovljena na organ javne uprave, prispejo v elektronski poštni nabiralnik na skupnem elektronskem naslovu organa javne uprave (skupen elektronski naslov).
20.
Organ javne uprave mora zagotoviti skupni elektronski naslov. Skupni elektronski naslov organa javne uprave se uporablja samo za uradno elektronsko komuniciranje s fizičnimi in pravnimi osebami ter z drugimi organi javne uprave.
21.
Za skupni elektronski naslov skrbi glavna pisarna. Delavec, ki je pooblaščen za sprejemanje pošte v elektronski obliki, oziroma za skupni elektronski naslov organa javne uprave, mora sporočila, prispela na ta naslov, najmanj dvakrat dnevno pregledati.
22.
Če stranka zahteva potrdilo o sprejemu vloge preko elektronske pošte, ji potrdilo o tem izda delavec, pooblaščen za prejem pošte v elektronski obliki, če je bila vloga poslana na skupen elektronski naslov. Če stranka zahteva potrdilo o sprejemu vloge preko spletnega obrazca ali na drug samodejen način, potrdilo o tem izda informacijski sistem samodejno. Obliko potrdila določi vladna služba za informatiko.
23.
Ob prejemu pošte v elektronski obliki, ki je elektronsko podpisana, delavec, ki je pošto prejel na svoj naslov, ali delavec, ki je pooblaščen za prejem pošte v elektronski obliki, elektronski podpis preveri po naslednjem postopku:
-
preveri ali gre za varen elektronski podpis s kvalificiranim potrdilom;
-
v skladu z navodili overitelja, ki je potrdilo izdal, preveri veljavnost potrdila, ki je priložen elektronskemu podpisu;
-
če je potrdilo veljavno, z njegovo pomočjo v skladu z navodili overitelja in podpisnika preveri veljavnost elektronskega podpisa;
-
če je elektronski podpis veljaven, obdela elektronsko sporočilo in v informacijski sistem organa javne uprave shrani izvirno elektronsko sporočilo z elektronskim podpisom in berljivo kopijo elektronskega sporočila.
24.
Po ugotovitvi veljavnosti elektronskega podpisa delavec, ki je pooblaščen za prejem pošte v elektronski obliki, elektronsko sporočilo evidentira in pošlje v reševanje, pri čemer v evidenci označi vrsto veljavnega elektronskega podpisa z besedami “Veljaven varen elektronski podpis s kvalificiranim potrdilom“ oziroma “Veljaven elektronski podpis“. Če delavec pri preverjanju elektronskega podpisa ugotovi, da potrdilo ali podpis nista veljavna, o tem sestavi zaznamek in obvesti pošiljatelja.
25.
Če delavec za preverjanje elektronskega podpisa uporabi potrdilo overitelja, katerega potrdil še ni nikoli preverjal, mora pred preverjanjem elektronskega podpisa preučiti javni del notranjih pravil overitelja (politiko overitelja).
26.
Opravila v zvezi s preverjanjem elektronskega podpisa lahko namesto delavca opravi informacijski sistem organa javne uprave samodejno.
27.
Elektronska sporočila, ki so prispela v skupni elektronski naslov organa javne uprave, glavna pisarna obdela po predpisanem postopku in označi obstoj in zanesljivost elektronskega podpisa.
28.
Vse elektronske zaznamke informacijski sistem organa javne uprave samodejno opremi z datumom in imenom delavca, ki je te zaznamke zabeležil. Delavec zabeleži elektronski zaznamek tako, da ustvari poseben elektronski dokument, ki ga shrani skupaj z osnovnim dokumentom.
3. Sprejemanje in odpiranje sporočil, prispelih na elektronski naslov posameznih delavcev
29.
Sporočila v elektronski obliki, ki so bila neposredno naslovljena na delavce organa javne uprave, posredujejo ti delavci glavni pisarni ali jih sami evidentirajo.
30.
Kadar pri organu ne obstaja evidenca v elektronski obliki oziroma vsebina dokumentov ni vidna v elektronski obliki, je potrebno elektronsko prejeti dokument natisniti. S tako natisnjenim dokumentom se ravna v skladu z določili za fizični dokument.
4. Sprejemanje spletnih vlog
31.
Informacijski sistem lahko spletne vloge samodejno evidentira, signira in jih posreduje v reševanje oziroma jih posreduje na skupni elektronski naslov organa.
32.
Spletne vloge se lahko hranijo izven zbirke nerešenih zadev organa javne uprave na centralni informacijski telekomunikacijski infrastrukturi pod pogojem, da ima ta organ stalen dostop do njih.
5. Elektronska izmenjava podatkov
33.
Vodja upravnega dela lahko določi način poslovanja glede elektronske izmenjave podatkov.
6. Sprejemanje elektronskih faksov
34.
Za sprejemanje elektronskih faksov se smiselno uporabljajo določbe tega navodila, ki urejajo sprejemanje in odpiranje sporočil, prispelih na skupen elektronski naslov.