Pravilnik o poslovanju notarja z listinami in vpisniki...

42. Pravilnik o poslovanju notarja z listinami in vpisniki ter tehničnih zahtevah programske opreme za podporo poslovanja notarja

Na podlagi drugega odstavka 38.b člena, šestega odstavka 39. člena in 95. člena ter za izvrševanje 8. točke prvega odstavka 8. člena in drugega odstavka 15. člena Zakona o notariatu (Uradni list RS, št. 2/07 – uradno prečiščeno besedilo, 33/07 – ZSReg-B, 45/08, 91/13, 189/20 – ZFRO, 130/22, 49/23 – ZUS-1C in 102/23 – ZFPPIPP-H) ministrica za pravosodje izdaja

P R A V I L N I K
o poslovanju notarja z listinami in vpisniki ter tehničnih zahtevah programske opreme za podporo poslovanja notarja

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina)

(1)

Ta pravilnik določa:

-

vrste vpisnikov, njihovo vsebino in način vodenja;

-

ravnanje s spisi, roke in pogoje hrambe ter način uničenja dokumentarnega gradiva;

-

pogoje v zvezi s prostori in opremo za opravljanje notariata;

-

tehnične zahteve in uporabo žigov, pečatov, elektronskih podpisov in štampiljk ter posebna pravila za overitev zemljiškoknjižnega dovolila v elektronski obliki.

(2)

Ta pravilnik določa tudi tehnične zahteve programske opreme za podporo poslovanja notarja, ki jo sestavljata informacijski sistem za podporo poslovanja notarja (v nadaljnjem besedilu: informacijski sistem e-notar) in videokomunikacijski sistem za sestavo notarskih listin na daljavo z možnostjo videoelektronske identifikacije (v nadaljnjem besedilu: informacijski sistem notar na daljavo) ter način njune uporabe.

II.VRSTE VPISNIKOV, NJIHOVA VSEBINA IN NAČIN VODENJA

2. člen

(splošno)

(1)

Notar ali notarka (v nadaljnjem besedilu: notar) vodi vpisnike po vrstah notarskih opravil. Vpisniki se vodijo v elektronski obliki.

(2)

Vsak vpisnik ima svoj pomožni vpisnik priprave notarskega opravila (v nadaljnjem besedilu: pomožni vpisnik). Pomožni vpisnik se vodi v elektronski obliki.

(3)

Podatki, ki se vodijo v vpisnikih, niso javno dostopni.

3. člen

(vrste vpisnikov)

(1)

Glede na vrsto notarskega opravila notar vodi naslednje vpisnike:

1.

splošni vpisnik (v nadaljnjem besedilu: vpisnik SV);

2.

vpisnik overitev podpisov (v nadaljnjem besedilu: vpisnik OV);

3.

vpisnik zadev, ki jih notarju preda v poslovanje sodišče (v nadaljnjem besedilu: vpisnik VS);

4.

vpisnik oseb, ki so pred notarjem sestavile ali mu predale v hrambo oporoko (v nadaljnjem besedilu: vpisnik IO);

5.

vpisnik hrambe denarja, vrednostnih papirjev in listin (v nadaljnjem besedilu: vpisnik DK);

6.

vpisnik deponiranih podpisov (v nadaljnjem besedilu: vpisnik OV-DP);

7.

vpisnik zemljiškoknjižnih postopkov (v nadaljnjem besedilu: vpisnik e-ZK).

(2)

Poleg vpisnikov iz prejšnjega odstavka vodi notar v skladu s predpisi, ki urejajo protestni register, tudi protestni register (v nadaljnjem besedilu: register PR). Register PR se vodi v elektronski obliki.

(3)

Poleg vpisnikov iz prvega odstavka tega člena vodi notar tudi fizično knjigo vpisnika overitev podpisov (v nadaljnjem besedilu: fizična knjiga vpisnika OV).

4. člen

(vpisnik SV)

(1)

V vpisnik SV notar vpisuje notarske listine, zasebne listine in storitve zastopanja strank, če gre za samostojno storitev, razen overitev prepisov, izpiskov iz družbenih in poslovnih knjig, prevodov in drugih vrst opravil, ki se vpisujejo v vpisnike iz 2. do 7. točke prvega odstavka prejšnjega člena.

(2)

V vpisnik SV se vpisujejo naslednji podatki:

1.

zaporedna številka vpisa;

2.

datum vpisa;

3.

osebno ime, EMŠO, če stranka nima EMŠO oziroma ta ni znana, pa datum rojstva in prebivališče oziroma firma, ime ali naziv in sedež stranke ter vrsta zastopnika in njegovo osebno ime;

4.

vrsta listine oziroma storitve z označbo vrednosti predmeta;

5.

znesek pristojbine, po posameznih tarifnih postavkah;

6.

opombe.

5. člen

(vpisnik OV)

(1)

V vpisnik OV se vpisujejo naslednji podatki:

1.

zaporedna številka;

2.

datum overitve;

3.

osebno ime, EMŠO, če stranka nima EMŠO oziroma ta ni znana, pa datum rojstva in prebivališče oziroma firma, ime ali naziv in sedež stranke, vrsta zastopnika, njegovo osebno ime ter lastnoročni podpis stranke oziroma zastopnika;

4.

označba listine, na kateri se overja podpis (izdajatelj listine, datum izdaje listine, številka listine, če je listina v tujem jeziku, navedba jezika, v katerem je sestavljena) z označbo vrednosti predmeta;

5.

način ugotovitve istovetnosti strank oziroma zastopnikov;

6.

znesek pristojbine po posameznih tarifnih postavkah;

7.

opombe.

(2)

Za lastnoročni podpis stranke oziroma zastopnika iz 3. točke prejšnjega odstavka se šteje tudi elektronsko zajet lastnoročni podpis ali kvalificirani elektronski podpis.

(3)

Notar lahko pri poslovanju zunaj notarske pisarne ali če stranka namesto lastnoročnega podpisa uporabi ročni znak (prstni odtis) ali če zaradi višje sile oziroma tehničnih razlogov ni možna povezava z informacijskim sistemom e-notar, podatke o overitvi podpisa vpiše tako, da aktivira vpisnik OV v odklopljenem načinu ali podatke o overitvi podpisa vpiše v fizično knjigo vpisnika OV in jih najpozneje naslednji delovni dan vpiše v vpisnik OV.

6. člen

(vpisnik VS)

(1)

V vpisnik VS se vpisujejo zadeve, ki jih notarju odredi sodišče.

(2)

V vpisnik VS se vpisujejo naslednji podatki:

1.

zaporedna številka vpisa;

2.

datum (dan, mesec, leto, pri nujnih zadevah pa tudi ura) prejema naloga sodišča;

3.

številka in datum odločbe sodišča ter vrsta in sedež sodišča;

4.

vrsta in datum notarskega opravila;

5.

datum vrnitve zadeve sodišču;

6.

znesek pristojbine po posameznih tarifnih postavkah;

7.

opombe.

7. člen

(vpisnik IO)

V vpisnik IO se vpisujejo naslednji podatki:

1.

zaporedna številka vpisa;

2.

datum sestave ali prevzema oporoke;

3.

osebno ime oporočitelja in rojstni priimek oporočitelja, če se ta razlikuje od njegovega trenutnega priimka, za žensko, ki ima sklenjeno zakonsko zvezo, pa tudi dekliški priimek, EMŠO, če oseba nima EMŠO oziroma ta ni znana, pa datum rojstva, kraj in država rojstva oporočitelja ter njegovo prebivališče;

4.

datum izročitve oporoke sodišču in številka sodnega spisa, v katerem se oporoka hrani;

5.

znesek pristojbine po posameznih tarifnih postavkah;

6.

opombe.

8. člen

(vpisnik DK)

(1)

V vpisnik DK se vpisujejo naslednji podatki:

1.

zaporedna številka vpisa;

2.

datum vpisa (prevzema denarja, vrednostnih papirjev, listin);

3.

osebno ime deponenta, EMŠO, če deponent nima EMŠO oziroma ta ni znana, pa navedba datuma rojstva in deponentovo prebivališče oziroma firma, ime ali naziv in sedež ter vrsta deponentovega zastopnika in njegovo osebno ime;

4.

način ugotovitve istovetnosti strank oziroma zastopnikov;

5.

natančen opis pologa, vrednostnega papirja oziroma listine;

6.

osebno ime prevzemnika, EMŠO, če prevzemnik EMŠO nima oziroma ta ni znana, pa datum rojstva in njegovo prebivališče oziroma firma, ime ali naziv in sedež ter osebno ime in vrsta njegovega zastopnika;

7.

datum izročitve predmeta s podpisom prevzemnika;

8.

znesek pristojbine po posameznih tarifnih postavkah;

9.

opombe.

(2)

Če se polog izroči v sodni depozit, se v vpisnik DK vpiše ime sodišča, ki se mu polog izroči.

(3)

Ne glede na določbo 7. točke prvega odstavka tega člena se upravičencu pri izročitvi (nakazilu) denarnega zneska, deponiranega na posebnem notarjevem denarnem računu, ali prevzemniku pri izročitvi vrednostnih papirjev oziroma listin, ki jih notar prejme ali pošlje s priporočeno poštno pošiljko, v vpisnik DK vpiše le datum nakazila oziroma pošiljanja brez podpisa upravičenca oziroma prevzemnika in brez ugotovitve njune istovetnosti po 4. točki prvega odstavka tega člena.

9. člen

(vpisnik OV-DP)

(1)

V vpisnik OV-DP se vpisujejo naslednji podatki:

1.

zaporedna številka vpisa;

2.

datum vpisa;

3.

firma, ime ali naziv in sedež ter matična številka zastopane pravne osebe;

4.

osebno ime, EMŠO, če stranka nima EMŠO oziroma ta ni znana, pa datum rojstva in prebivališče ter vrsta zastopnika oziroma pooblaščenca;

5.

podpis zastopnika;

6.

datum začetka zastopanja;

7.

datum prenehanja zastopanja;

8.

znesek pristojbine;

9.

opombe.

(2)

Deponirani podpisi, ki jih notarju po določbah zakona, ki ureja notariat, posreduje Notarska zbornica Slovenije (v nadaljnjem besedilu: zbornica), se vpišejo v vpisnik OV-DP s podatki iz prejšnjega odstavka brez podpisa zastopnika iz 5. točke prejšnjega odstavka, v rubriki opomba pa se navede, da je deponiran podpis posredovala zbornica.

(3)

Notar lahko pri poslovanju zunaj notarske pisarne ali če stranka namesto lastnoročnega podpisa uporabi ročni znak (prstni odtis) ali če zaradi višje sile oziroma tehničnih razlogov ni možna povezava z informacijskim sistemom e-notar, podpis deponira tako, da aktivira vpisnik OV-DP v odklopljenem načinu oziroma ročni znak (prstni odtis) zajame v fizično knjigo vpisnika OV in ga najpozneje naslednji delovni dan vpiše v vpisnik OV-DP.

(5)

Za vpis priglašenih kvalificiranih potrdil za elektronski podpis in elektronski žig se smiselno uporablja prvi odstavek tega člena.

10. člen

(vpisnik e-ZK)

V vpisnik e-ZK se vpisujejo naslednji podatki:

1.

zaporedna številka vpisa;

2.

datum vpisa;

3.

osebno ime, EMŠO, če stranka nima EMŠO oziroma ta ni znana, pa datum rojstva in prebivališče oziroma firma, ime ali naziv in sedež stranke ter vrsta zastopnika in njegovo osebno ime;

4.

vrsta listine oziroma storitve z označbo vrednosti predmeta:

-

zemljiškoknjižni predlog, ki ga je notar vložil na podlagi listine, ki jo je sestavil sam;

-

zemljiškoknjižni predlog, ki ga je notar vložil na podlagi druge listine;

-

pretvorba in predložitev listin drugega predlagatelja;

5.

znesek pristojbine, po posameznih tarifnih postavkah;

6.

datum izročitve listine stranki, če gre za zemljiškoknjižno storitev iz druge in tretje alineje 4. točke tega člena;

7.

opombe.

11. člen

(način vodenja vpisnikov)

(1)

Vpisniki se vodijo kronološko.

(2)

V vpisnik se poleg podatkov, ki jih je treba vpisovati na podlagi zakona, ki ureja notariat, in tega pravilnika, lahko vpisujejo tudi drugi podatki, ki so potrebni za izvajanje notarskih storitev.

(3)

Podatki se vpisujejo tako, da se izpolnijo ustrezna mesta v prednastavljenih stolpcih in vrsticah.

(4)

Če je vpis opravljen po pomoti ali z napačnimi podatki, se tak vpis označi kot pomotni vpis.