Navodilo za izvajanje uredbe o pisarniškem poslovanju in...

1936. Navodilo za izvajanje uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva

Na podlagi 62. člena uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 72/94 in 82/94) izdaja minister za notranje zadeve

N A V O D I L O
za izvajanje uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva

A) SPLOŠNA DOLOČILA

1.

To navodilo določa način izvrševanja uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih organov do dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: uredba) in obsega pravila o:

-

sprejemanju, odpiranju, pregledovanju poštnih pošiljk z dokumenti;

-

sprejemanju dokumentov drugih organov, državljanov in drugih strank;

-

sprejemanju dokumentov s tehničnimi sredstvi, kot so faksimilne naprave, elektronska pošta, magnetna in laserska sredstva, druge naprave, ter o pregledovanju teh dokumentov;

-

ravnanju z dokumenti, ki nastanejo v upravnih organih;

-

vodenju evidence o zadevah, dosjejih in dokumentih;

-

dodeljevanju zadev v delo;

-

ravnanju z zaupnimi zadevami;

-

vodenju rokovnika;

-

vodenju evidence sejnih gradiv in sklepov sej;

-

administrativno-tehničnem delu z zadevami in dokumenti zunaj vložišča;

-

pisarniških odredbah;

-

vzdrževanju tekoče in stalne zbirke dokumentarnega gradiva;

-

varovanju arhivskega in trajnega gradiva ter o odbiranju arhivskega gradiva;

-

rokih hranjenja posameznih vrst dokumentarnega gradiva, o izločanju in uničenju tega gradiva.

B) SPLOŠNA PRAVILA UPRAVNEGA

POSLOVANJA

2.

Zadeve, ki nastanejo pri delu upravnih organov, morajo biti vselej popolne. Iz zadev ni dovoljeno vzeti nobenega dokumenta in ga komur koli izročiti. Posamezne dokumente je dovoljeno kopirati in kopije izročati upravičenim osebam.

Kopije dokumentov je treba s štampiljko označiti kot kopije (z besedo kopija), da se ne zamenjata izvirnik in kopija. Na kopije ni mogoče veljavno zapisovati rešitev zadeve, sporočil strankam, razen v primerih, ko je delo z več kopijami natančno koordinirano.

Če se iz posameznih dokumentov izdela več kopij, je treba v zadevi zapisati, kdaj in koliko kopij je bilo izdelanih ter komu so bile poslane ali vročene.

C) ORGANIZIRANJE VLOŽIŠČA

3.

Posamezna opravila pri ravnanju z zapisi se opravljajo v vložišču, ki je notranja organizacijska enota ministrstva ali drugega upravnega organa (v nadaljnjem besedilu: upravni organ), če ni z uredbo ali s tem navodilom za določena opravila drugače določeno.

Notranje organizacijske enote upravnega organa ne smejo voditi ločenih evidenc o zadevah in dokumentih. Predstojnik upravnega organa lahko zaradi posebej utemeljenih razlogov odredi, da se taka evidenca vodi v notranji organizacijski enoti (dislocirana enota, dokumentarno gradivo posebnih značilnosti).

4.

Delavec, ki vodi vložišče, skrbi za pravilno in enotno vodenje evidenc o zadevah in dokumentih ter za pravilno ravnanje z dokumentarnim gradivom tudi v notranjih organizacijskih enotah, ki vodijo ločene evidence.

Vložišče vodi delavec, ki ima predpisano stopnjo izobrazbe ustrezne smeri. Imeti mora preizkus znanja po 66. členu uredbe in vsaj tri leta delovnih izkušenj pri opravilih z dokumentarnim gradivom.

5.

V okviru vložišča je organizirano odpravništvo. Delo odpravništva vodi in nadzoruje delavec, ki vodi vložišče.

6.

Stalno zbirko dokumentarnega gradiva vodi za to usposobljen delavec (arhivar) pod strokovnim vodstvom in nadzorstvom delavca, ki vodi vložišče, ne glede na to, kje je stalna zbirka shranjena.

7.

Vložišče mora imeti računalniško opremo za vodenje evidence o zadevah in dokumentih (v nadaljnjem besedilu: evidenca) ter dovolj arhivskega pohištva za shranjevanje tekoče zbirke dokumentarnega gradiva in za zadeve v rokovniku.

D) SPREJEMANJE IN ODPIRANJE POŠILJK

1. Splošno o sprejemanju in odpiranju pošiljk

8.

Pošiljke (pisma, brzojavke, vrednostna pisma, paketi in podobno), naslovljene na upravni organ ali na delavce upravnega organa, se sprejemajo v vložišču. Vloge, ki jih vlagajo stranke osebno, se lahko sprejemajo tudi v sprejemni pisarni. Ta je v sestavi vložišča.

9.

Delavec, ki prevzema pošiljke pri poštnem podjetju, mora imeti pooblastilo, katerega obliko in vsebino predpisuje poštno podjetje.

Upravni organ mora za prevzem pošiljk pri poštnem podjetju pooblastiti vsaj dva delavca.

10.

Če ima upravni organ organizirano dežurno službo, se lahko pošiljke (vloge) oddajo dežurni službi ne glede na čas. Dežurni delavec ne odpira prevzetih pošiljk, razen če ima za odpiranje nujnih pošiljk in za predajanje sporočil drugim delavcem upravnega organa posebno pooblastilo.

Na prejete pošiljke dežurni delavec zapiše datum in čas (uro in minuto), ko jih je prejel.

11.

Z vlogami, ki morajo biti kolkovane, ravna pristojni delavec vložišča po predpisih, ki urejajo upravne takse.

12.

Sprejemna pisarna oziroma vložišče strokovno pomaga strankam pri vlaganju vlog, izdaja obrazce za vloge, pregleduje vloge in opozarja stranke na formalne nepravilnosti v tej zvezi.

13.

Pošiljke, poslane po pošti, prevzema pooblaščeni delavec vložišča. Ta delavec ne sme prevzeti priporočenih pošiljk in pošiljk, na katerih je označena vrednost (paketi, vrednostna pisma); če ugotovi, da je pošiljka poškodovana ali če obstaja sum, da je bila odprta. V tem primeru mora od poštnega podjetja zahtevati, da se stanje in vsebina pošiljke komisijsko ugotovita. Potem je pošiljko mogoče prevzeti skupaj z izvodom zapisnika o komisijski ugotovitvi.

14.

O navadnih in priporočenih pošiljkah, prejetih od poštnega podjetja (iz poštnega predala) ali od kurirjev, ni treba voditi knjige prejete pošte. Kurirske knjige, s katerimi se potrjuje prevzem navadnih pošiljk med upravnimi organi, niso obvezne.

Z dostavno knjigo oziroma s kurirsko knjigo se vročajo zaupne pošiljke, vrednostna pisma, vrednotnice in paketi. Vložišče tako pošiljko potrdi s podpisom in s pečatom organa.

Seznam prejetih dokumentov in označitev oseb, ki so jih prevzele (obenem z zadevo), se dnevno pridobi z računalnikom.

15.

Delavec, ki vodi vložišče, odpira in pregleduje vse poštne pošiljke in pošiljke, ki na drug način prispejo v upravni organ (prineso jih stranke ali kurirji), razen pošiljk iz drugega odstavka te točke. Če državni upravni organ posluje s pošiljkami večjega obsega, lahko predstojnik tega organa določi, da pošiljke odpira in pregleduje tudi drug delavec vložišča.

Delavec, ki vodi vložišče, oziroma drug pooblaščeni delavec vložišča ne odpira tistih pošiljk, ki so naslovljene na drug organ in so pomotoma dostavljene, oziroma pošiljk, ki so označene kot zaupne ali za katere iz označb na ovojnici izhaja, da se nanašajo na natečaj ali razpis.

Delavec, ki vodi vložišče, oziroma drug pooblaščeni delavec, ne sme odpirati pošiljk, naslovljenih na delavca upravnega organa, na katerih je na ovojnici navedeno, da se vročijo osebno naslovniku, ter pošiljk, na katerih je najprej navedeno ime delavca upravnega organa brez označbe njegovega uradnega položaja in šele nato naslov upravnega organa.

16.

Pri odpiranju pisemskih ovojnic je treba paziti, da se ne poškoduje njihova vsebina, da se ne pomešajo priloge raznih dokumentov in da kakšen dokument oziroma priloga ne ostane v ovojnici.

17.

Če se ugotovi, da je v pisemski ovojnici dokument, ki je naslovljen na drug organ, pravno ali fizično osebo, se to na dokumentu zaznamuje z besedama “Napačno dostavljeno!”. Dokument se nato na primeren način pošlje pravemu naslovniku.

18.

Po prejšnji točki se smiselno ravna tudi v primerih, ko dokument prispe po faksimilni napravi, elektronski pošti ali na druge tehnične načine.

Če obstojnost pošte, prejete s faksimilnimi napravami, ni trajna, jo je treba reproducirati s trajnimi sredstvi (fotografiranje ali fotokopiranje) in dalje ravnati z njo enako kot z drugo papirno pošto.

19.

Dokumentov in prilog ni dovoljeno presneti z elektronskih sredstev, preden se ugotovi, da ta sredstva ne povzročajo poškodb na programski opremi sistema (protivirusna zaščita).

20.

Vse zaznamke, ki jih delavec vložišča ob sprejemu pošte zapiše (na dokument ali poseben list papirja), je treba opremiti z datumom in podpisom.

2. Potrjevanje prevzema pošiljk

21.

Kadar je dokumentu priložena vročilnica, je na njej treba potrditi prejem z datumom (če je pomembno, se navede tudi ura prejema), podpisom in pečatom upravnega organa.

22.

Prejem zapisov, ki so napisani na računalniških sredstvih (diskete, magnetni trakovi, diski in podobno), kakor tudi dokumentov v obliki fotografij, mikrofilmov, risb, zvočnih in slikovnih zapisov je dovoljeno potrditi samo v primerih, ko je tak zapis poslan s pisnim dokumentom, na katerem je zapisano, kaj priloženi zapisi vsebujejo. S potrdilom (na listu papirja ali na kopiji pisnega dokumenta) se lahko potrdi samo prevzem, ne pa vsebine zapisa.

3. Prejemna štampiljka

23.

Na vsak papirni dokument, ki ga vložišče prejme od poštnega podjetja ali ga prinesejo kurirji, stranke in druge osebe, pristojni delavec vložišča odtisne prejemno štampiljko.

Prejemna štampiljka se odtisne na zgornji del prve strani dokumenta, tako da ne prekrije besedila dokumenta. Na priloge k dokumentu se prejemna štampiljka ne sme odtisniti.

24.

Če na prvi strani dokumenta ni prostora za prejemno štampiljko, se ta odtisne na list formata A5, list pa prilepi k dokumentu.

25.

Prejemna štampiljka ima pravokotno obliko velikosti 2,5 cm x 6.5 cm in ima naslednja polja:

&fbco;binary entityId="48c9eb90-47ba-4e52-9ad6-1a5fbd401aa3" type="gif"&fbcc;

26.

V polje “Prejeto” se odtisne datum, ko je dokument prispel. Spreminjanje datuma prispetja ni dovoljeno.

27.

V polje “Šifra zadeve” se vneseta ustrezen klasifikacijski znak in zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka. Če se vpisuje šifra zadeve, začete v preteklih letih, je treba v šifri zapisati tudi skrajšano letnico.

Če se s prejetim dokumentom zadeva začne, pristojni delavec vložišča zanjo izbere tisti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne bodoče zadeve. Strokovni delavci upravnega organa pri tem opravilu pomagajo delavcu vložišča.

28.

Zaporedno številko zadeve določi računalnik. Ta podatek vpiše v prejemno štampiljko ob vnašanju zadeve v evidenco.

29.

Če se s prejetim dokumentom obstoječa zadeva nadaljuje, jo pristojni delavec poišče v evidenci in v prejemno štampiljko prepiše klasifikacijski znak in njeno zaporedno številko.

30.

V polje “Sig.z.” (Signirni znak) se vpiše signirni znak delovnega mesta. Način njegove določitve je določen v točkah 54 do 58 tega navodila.

31.

V polje “Pril.” (Priloge) se vpiše število prilog, priloženih prispelemu dokumentu. Če ima priloga več listov, je treba navesti število listov.

Če v dokumentu priloge niso navedene, mora pristojni delavec vložišča k prejemni štampiljki pripisati, katere priloge so priložene (na primer: spričevalo, potrdilo, zapisnik).

Če je priloga predmet, delavec vložišča k prejemni štampiljki zapiše, kje je predmet shranjen in kako je tam označen.

32.

V polje “Vred.” (Vrednotnice) se vpiše, katere vrednotnice in v kolikšni vrednosti so priložene (kolki, položnice o plačilu takse, čeki, denar). Če so priložene takšne vrednotnice, ki ne sodijo v zadevo (ček, denar), jih delavec vložišča izroči delavcu, pristojnemu za materialno-finančno poslovanje. Ta izda ustrezno potrdilo o prevzemu. Potrdilo se evidentira in vloži v zadevo (v ovoj zadeve).

4. Ravnanje z elektronsko pošto in z računalniško prejeto faksimilirano pošto

33.

Vložišče praviloma ne potrjuje sporočil, prispelih po elektronski pošti, in računalniško prejete pošte. Če pošiljatelj izrecno zahteva potrditev, je treba ravnati po 131. točki tega navodila.

34.

Dokumenti in priloge, prejeti kot elektronska pošta ali kot računalniško prejeta faksimilirana pošta, se smiselno obravnavajo kot papirni dokumenti in priloge. Evidentirajo se v računalniški evidenci in se dodelijo v delo obenem s pisnim zaznamkom, kje in kako je mogoče dokumente in priloge prebrati in pregledati.

Pisni zaznamek iz prejšnjega odstavka se evidentira v zadevi in ima šifro zadeve.

35.

Na pisni zaznamek iz prejšnje točke se zapišejo tudi podatki o odposlanih dokumentih in prilogah z elektronsko pošto, zlasti kje in kako je mogoče prebrati izvirno sporočilo.

36.

Če mora biti vloga, poslana po elektronski pošti, kolkovana, je pošiljatelj vloge dolžan znesek predpisane takse plačati s splošno položnico na ustrezen račun državnih prihodkov. V vlogi, poslani z elektronsko pošto, mora navesti, kdaj in koliko takse je nakazal ter na kateri račun.

37.

Pisni zaznamki iz prejšnjih točk tega navodila morajo prikazovati popoln, kronološko urejen seznam dokumentov elektronske pošte v zadevi. Ti zaznamki se zapisujejo na enotno določenih obrazcih ročno ali z računalnikom.

38.

Če je zadeva sestavljena deloma iz prejetih in odposlanih pisnih dokumentov in prilog, deloma pa iz dokumentov in prilog, prispelih ali odposlanih po elektronski pošti, so pisni zaznamki o dokumentih in prilogah elektronske pošte vloženi na tista mesta v zadevah, kamor spadajo po časovnem zaporedju.

39.

Elektronska pošta se v zadevah, ki imajo kratek rok hranjenja (do treh let), praviloma ne prepisuje na papir. Ko rok hranjenja poteče, se zadeva na računalniških sredstvih izbriše, to pa se zaznamuje v evidenci dokumentanega gradiva.

40.

V zadevah, ki so arhivsko ali trajno gradivo ali imajo rok hranjenja daljši kot tri leta, se elektronska pošta ob prejemu natisne na papir s kakovostjo trajnega zapisa, nato pa se z njo ravna kot s pisnimi dokumenti.

Ne glede na določilo prejšnjega odstavka lahko upravni organi po poprejšnjem dogovoru predajo pristojnemu arhivu arhivsko gradivo tudi na elektromagnetih sredstvih. Pri tem so dolžni skrbeti, da so zapisi na teh sredstvih dobro čitljivi (26. člen uredbe).

41.

Upravni organi, ki pri svojem poslovanju organizirajo prenos sporočil z elektronsko pošto, morajo upoštevati mednarodno priporočene standarde in predpiše javnih telekomunikacjiskih podjetij.

5. Ravnanje z zadevami in dokumenti, ki nastanejo v upravnem organu

42.

Če nastanejo naloge in z njimi povezane zadeve v upravnem organu po notranji pobudi (14. člen uredbe), mora delavec upravnega organa ali vodja notranje organizacijske enote na začetku opravljanja naloge sporočiti vložišču, da je treba odpreti novo zadevo in jo nemudoma evidentirati.

Ni dovoljeno interno oblikovati zadev in dokumentov, ki ne bi bili vključeni v evidenčni sistem.

43.

Ko je v zadevi sestavljen prvi dokument oziroma prvi osnutek dokumenta, ga mora strokovni delavec poslati vložišču zaradi evidentiranja ali o njem sporočiti potrebne podatke za evidentiranje, in sicer:

-

klasifikacijski znak;

-

datum nastanka dokumenta;

-

signirni znak delovnega mesta oziroma strokovnega delavca, ki je za zadevo odgovoren;

-

besedno identifikacijo zadeve, ki je skladna s klasifikacijskim znakom;

-

morebitno pisarniško odredbo (na primer za rok);

-

priporočilo za tvorjenje in evidentiranje ključnih besed.

44.

Strokovni delavec, ki je dokument poslal vložišču v evidentiranje, lahko obenem s pisarniško odredbo zahteva, da mu vložišče pošlje na novo odprto zadevo v nadaljnje reševanje.

45.

Če gre za dokumente, ki jih upravni organ v taki zadevi odpošlje kot elektronsko pošto ali kot računalniško poslano faksimilno sporočilo, je treba pravilo iz 42. točke smiselno uporabiti ob upoštevanju pravila iz 33. in 35. točke tega navodila.

E) EVIDENČNI SISTEM

6. Načrt klasifikacijskih znakov

46.

Evidenčni sistem zadev in dosjejev temelji na decimalni razdelitvi vsebin z delovnega področja upravnega organa (16. člen uredbe).

Vsak vsebinski razdelek ima svoj klasifikacijski znak. Načrt klasifikacijskih znakov si določi vsak upravni organ sam.

47.

Klasifikacijski znaki so samo številčni in se ne morejo podrobneje deliti (na štiri- ali petmestne znake), niti ne morejo vsebovati rimskih številk.

Opis klasifikacijskega znaka (geslo) ima lahko samo toliko črkovnih mest, kolikor določa računalniški program evidence. Kratice in okrajšave so dopustne, če so razumljive. Kratice in okrajšave morajo biti razložene v dodatku načrta klasifikacijskih znakov.

Načrt klasifikacijskih znakov se prikaže tudi v abecednem indeksu opisov, ki se vnese v računalnik, izdela pa se tudi v priročni brošuri.

48.

Črtanje klasifikacijskih znakov iz načrta ni dovoljeno (16. člen uredbe). Izjemoma se sme znak črtati iz načrta, če z njim ni označena se nobena zadeva oziroma dosje.

Če se doda v načrt nov klasifikacijski znak ali nova podelitev znaka, je treba v arhivski izvod (prvi izvod) načrta k znaku pripisati datum, od kdaj velja.

7. Določanje organizacijskih enot in delovnih mest s signirnimi znaki

49.

Zadeve in dokumenti, ki so evidentirani v vložišču, se pošljejo v delo (v reševanje) tistim strokovnim delavcem oziroma strokovnim uradnim osebam upravnega organa, ki jih za reševanje določenih zadev pooblasti predstojnik upravnega organa ali neposredno nadrejeni delavec. Pooblastilo je lahko trajno za reševanje vsebinsko podobnih zadev ali pa enkratno za rešitev posamezne zadeve.

50.

V evidenci zadev in dokumentov so posamezni delavci označeni s signirnimi znaki. Signirni znaki so zbrani v načrtu signirnih znakov. Načrt signirnih znakov je shranjen tudi v računalniškem spominu.

51.

Načrt signirnih znakov sestavi upravni organ sam na podlagi akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest. V Načrtu signirnih znakov so organizacijske enote praviloma označene z enim ali dvema številčnima znakoma, delovno mesto pa z naslednjim enim ali dvema številčnima mestoma.

Primer uporabe 51. točke:

1 SEKTOR ZA PRAVOSODJE

10 Vodja sektorja (Marko Korenčan)

11 Odsek za pravna vprašanja pravosodja

110 Vodja odseka (Marija Mohar)

111 Gospodarsko pravo, sodni register (Urska Ilc)

112 Civilno pravo (Franc Premk)

113 Mednarodne konvencije, mednarodna pravna pomoč (Joža Marčič)

114 Kazensko pravo, gospodarski prestopki, prekrški (Janez Križ)

115 Sodni svet, izvedenci, cenilci (Franja Primc)

116 Odškodnine zaradi neupravičenega odvzema prostosti (Anton Križaj)

117 Mednarodnopravna pomoč, nadoveritve (Iva Leben)

12 Odsek za materialne in administrativne zadeve

120 Vodja odseka (Jelena Habič)

121 Vodenje personalnih zadev, postopek za določanje sodnih tolmačev

(Štefka Kocijančič)

122 Sodna statistika (Jerica Kunaver)

123 Pravosodni izpiti (Vesna Kokalj)

124 Finančne zadeve pravosodnih organov (Franc Meden)

125 Nabava materiala za sodišča (Francka Koren)

126 Administrativna in tehnična opravila (Rina Kobe) itd.

Imena ob nazivih delovnih mest niso obvezna, so v pomoč pri delu.

52.

Načrt signirnih znakov se sme spremeniti, kadar se spremeni organizacija upravnega organa. Kadar v upravnem organu nastanejo nove notranje organizacijske enote ali nova delovna mesta, se v načrt vključijo ustrezni novi signirni znaki.

Ministri in predstojniki upravnih organov morajo skrbeti, da se Načrt signirnih znakov spreminja le v najnujnejšem obsegu.

53.

Spremembo načrta signirnih znakov je treba dokumentirati tako, da je razvidno, kdaj so se posamezni signirni znak spremenili in katere prejšnje znake je imela posamezna notranja organizacijska enota in posamezno delovno mesto.

8. Signiranje zadev in dokumentov

54.

Zadeve, ki jih upravni organ rešuje po ustaljenem postopku, vložišče pošlje v reševanje neposredno strokovnemu delavcu, odgovornemu za reševanje (23. člen uredbe). Take zadeve se označijo s signirnim znakom, ki poleg označbe organizacijske enote vsebuje tudi znak delovnega mesta (popolno signiranje).

55.

Zadeve, ki obravnavajo načelna in vodstvena vprašanja, vložišče po zahtevnosti zadeve predloži predstojniku organa ali vodji organizacijske enote (23. člen uredbe). Take zadeve se označijo samo s signirnim znakom vodstva upravnega organa oziroma vodstva notranje organizacijske enote (nepopolno signiranje).

Zadeve, ki obravnavajo načelna in vodstvena vprašanja v smislu prejšnjega odstavka, so:

-

zadeve z dokumenti Državnega zbora, Državnega sveta, ustavnega sodišča, vrhovnega sodišča in vlade, ne glede na to, na kaj se nanašajo;

-

zadeve, v katerih se pripravljajo predlogi predpisov za Državni zbor, vlado, oziroma predpisi, ki jih sprejema minister;

-

poročila Državnemu zboru in vladi – poročila o stanju na upravnem področju, poročila o izrednih dogodkih ter poročila za javnost;

-

organizacijski predpisi upravnega organa ali organizacijske enote (akti o organizaciji in sistemizaciji ipd.);