Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega...

3571. Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave

Na podlagi šestega odstavka 195. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05) in prve alinee prvega odstavka 11. člena Zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, popr. št. 32/97) Arhiv Republike Slovenije izdaja

N A V O D I L O za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave

SPLOŠNE DOLOČBE

1.

Navodilo določa osnove za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (v nadaljevanju: organi) in konkretne roke hranjenja dokumentarnega gradiva.

Okvirni klasifikacijski načrt z določenimi minimalnimi roki hranjena zadev na tretjem nivoju klasifikacijskih znakov in nekaterimi podrobnejšimi roki hranjenja posameznih dokumentov ali vsebin v okviru teh znakov je priloga tega navodila.

2.

Glede na rok hranjenja v organih ločimo tri vrste dokumentarnega gradiva:

a)

arhivsko gradivo (oznaka A),

b)

trajno dokumentarno gradivo (oznaka T) in

c)

dokumentarno gradivo z roki hranjenja, izraženimi v letih (2, 5, 10 let in več).

3.

Navodilo vsebuje osnove za določanje arhivskega gradiva, ki ga po zakonu določi pristojni arhiv, ter osnove za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva, ki so izraženi v letih 2, 5, 10 let in več, ter osnove za določitev trajnega dokumentarnega gradiva, ki so jih oziroma so ga dolžni v načrt klasifikacijskih znakov določiti predstojniki organov v skladu s prvim odstavkom 195. člena in drugim odstavkom 194. člena uredbe.

DOLOČITEV ARHIVSKEGA GRADIVA

4.

Arhivsko gradivo organa, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb, v skladu z arhivskimi predpisi določi pristojni arhiv v sodelovanju z organom na podlagi njegovega klasifikacijskega načrta. Pristojni arhiv pri določanju arhivskega gradiva upošteva metodologijo, načela in kriterije za vrednotenje dokumentarnega gradiva in splošni seznam arhivskega gradiva iz Pravilnika o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu (Uradni list RS, št. 59/99) ter določi arhivsko gradivo iz tega navodila.

Za določanje arhivskega gradiva organov javne uprave na ravni celotne države (Vlado RS, ministrstva, organe v sestavi ministrstev, sklade, agencije itd.) je pristojen Arhiv Republike Slovenije, za javnopravne osebe na lokalnem nivoju (upravne enote, organe samoupravnih lokalnih skupnosti, javne zavode in javna podjetja) pa so pristojni regionalni državni arhivi: Zgodovinski arhiv Celje, Pokrajinski arhiv Koper, Zgodovinski arhiv Ljubljana, Pokrajinski arhiv Maribor, Pokrajinski arhiv Nova Gorica in Zgodovinski arhiv Ptuj.

Seznam javnopravnih oseb, katerih arhivsko gradivo prevzemajo pristojni arhivi, je objavljen na spletni strani Arhiva Republike Slovenije www.gov.si/ars.

5.

Arhivsko gradivo z oznako A pristojni arhiv označi v klasifikacijskem načrtu organa pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki, organ pa vnese določbe o arhivskem gradivu v računalniško aplikacijo, s katero vodi evidenco dokumentarnega gradiva.

Določbe pristojnega arhiva o arhivskem gradivu prevladajo nad roki hranjenja, ki so določeni v letih, ter nad določbami o trajnem dokumentarnem gradivu.

6.

Praviloma ima značaj arhivskega gradiva naslednje izvirno dokumentarno gradivo organov:

-

predpisi in drugi pomembni dokumenti pravnega in upravnega značaja, ki jih pripravlja oziroma izdaja organ v okviru svoje pristojnosti (na primer zakoni, uredbe, pravilniki, navodila, statuti, odločbe, sklepi in drugo), pravni akti o notranji organizaciji in poslovanju organa;

-

uradne oziroma javne evidence, vključno z vsemi zbirkami osebnih podatkov ter drugimi zbirkami podatkov, ki jih v skladu s predpisi vodijo organi na splošnem, upravnem, kadrovskem, notranjem, pravosodnem, statističnem, gospodarskem, proračunskem, finančnem, davčnem, šolskem, znanstvenem, zdravstvenem, kulturnem, športnem, zunanjem, obrambnem in drugih področjih v klasični ali elektronski obliki (elektronske zbirke podatkov, klasične javne evidence, registri, katastri, matične knjige, kartoteke, seznami in drugo);

-

lastni zapisniki sej z gradivom za seje organov in teles organa (državnega zbora, vlade, skupščin, svetov, odborov, komisij, delovnih teles, poslovodnih kolegijev, projektnih skupin, zborovanj, posvetovanj, konferenc, seminarjev, okroglih miz itd.);

-

celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka, za katere je pristojen organ, ki jih po predhodnem posvetovanju s predstojnikom organa določi pristojni arhiv;

-

gradivo o ustanovitvi, konstituiranju, registraciji, združitvah, pripojitvah, izločitvah, razdelitvah, sanacijah, ukrepih varstva, stečajih, likvidacijah oziroma ukinitvah, prenehanjih in drugih statusnih spremembah pravnih oseb;

-

zapisniki in poročila o izidu volitev in referendumov, organizacija ter izvedba volitev in referendumov;

-

letni, srednjeročni, dolgoročni in občasni plani, analize in poročila najrazličnejših vrst in vsebin;

-

letna in občasna statistična poročila in analize organa, vključno z upravno statistiko;

-

raziskovalni projekti, elaborati in analize;

-

proračuni in zaključni računi s poslovnimi poročili, gradivo izbranih ponudnikov na javnih natečajih;

-

urbanistični in prostorski načrti, varstvo okolja, investicijski programi in poročila, gradbena dokumentacija z načrti objektov, katerih lastnik ali uporabnik je javnopravna oseba;

-

celotne gradbene zadeve javnih objektov in javne infrastrukture (ceste, železnice, letališča, luke itd.), izbor načrtov tipskih individualnih objektov pri tistih upravnih organih, ki so pristojni za izdajo gradbenih dovoljenj;