Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju

Evidence v strokovnih in poklicnih šolah so:

evidenca prijavljenih kandidatov za vpis, ki vsebuje ime in priimek, spol, datum rojstva, enotno matično številko občana, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, kraj in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče (stalno in začasno) in pridobljeno izobrazbo vsakega kandidata, ki se prijavi za vpis v šolo; podatke o starših (osebno ime, prebivališče, telefonska številka), ime in sedež šole, kjer je prijavljeni končal zadnji razred oziroma letnik, ime izobraževalnega programa, zadnji uspešno končani razred oziroma letnik, podatke o obveznih tujih jezikih iz osnovne šole, podatke o ocenah in drugih podatkih v skladu z merili za vpis v šole z omejitvijo vpisa in vpisnimi pogoji, podatke o ponavljanju letnika, podatke o preusmeritvi v drug program, podatke o usmerjanju mladostnikov s posebnimi potrebami, podatke o prenosu prijave, podatke o programu, na katerega se prijavlja; evidenca se vodi za vsako šolsko leto posebej;

evidenca vpisanih, ki vsebuje ime in priimek dijaka in osebe, vpisane v izredno izobraževanje, spol, datum rojstva, enotno matično številko občana, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, kraj in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo vpisanih kandidatov, morebitno odločbo o usmeritvi; vodi se po izobraževalnih programih, letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah, za vsako šolsko leto posebej;

osebni list, ki vsebuje ime in priimek dijaka in osebe, vpisane v izredno izobraževanje, spol, datum rojstva, kraj in državo rojstva, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;

matična knjiga, ki obsega splošne podatke o vpisanih in o poteku njihovega izobraževanja, vsebuje ime in priimek dijaka in osebe, vpisane v izredno izobraževanje, spol, datum rojstva, enotno matično številko občana, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, kraj in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo; vodi se od vpisa do končanja izobraževanja oziroma do izpisa;

evidenca podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum rojstva, kraj in državo rojstva, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo ter podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih dijaka, in sicer telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju; vodi se po določbah 12. in 14. člena tega pravilnika;

evidenca o zaključnih izpitih oziroma poklicni maturi (v nadaljnjem besedilu: evidenca o zaključnih izpitih) je sestavljena iz treh delov (v nadaljnjem besedilu: podevidenc), in sicer zapisnikov sej izpitnega odbora za zaključni izpit, zapisnikov o zaključnem izpitu in poročila o zaključnem izpitu ter se vodi za vsak izpitni rok in šolsko leto posebej:

podevidenca zapisnikov sej izpitnega odbora za zaključni izpit je zbirka zapisnikov sej izpitnega odbora;

podevidenca zapisnikov o zaključnem izpitu je zbirka vseh zapisnikov o poteku posameznih delov zakjučnega izpita za posameznega kandidata, vsebuje ime in priimek dijaka in osebe, vpisane v izredno izobraževanje, spol, datum rojstva, enotno matično številko občana, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, kraj in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo ter podatke o poteku pisnega oziroma ustnega dela izpita oziroma praktičnega in teoretičnega dela izpita, izpitnih nalogah oziroma vprašanjih in ocenah pri posameznem delu izpita in splošnem uspehu pri zaključnem izpitu;

podevidenca poročilo o zaključnem izpitu obsega seznam vseh kandidatov, prijavljenih k izpitu in seznam kandidatov, ki so opravljali zaključni izpit, splošne podatke o izpitnih rezultatih pri posameznih predmetih in splošnem uspehu ter drugih splošnih podatkih o zaključnem izpitu;

evidenca o izpitih, vsebuje prijavo k izpitu, zapisnike o izpitu s podatki o kandidatih, in sicer ime in priimek dijaka in osebe, vpisane v izredno izobraževanje, spol, datum rojstva, enotno matično številko občana, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, kraj in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo, ter podatke o izpitnih nalogah oziroma vprašanjih, poteku izpita in doseženih ocenah; vodi se po izpitnih rokih in šolskih letih;

evidenca o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba, vsebuje ime in priimek, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo ter družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostične postopke, postopke strokovne pomoči, strokovna mnenja drugih institucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic; vodi se po določbah 12., 13. in 14. člena tega pravilnika;

evidenca vpisanih v izredno izobraževanje vsebuje ime in priimek, spol, datum rojstva, enotno matično številko občana, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, kraj in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo;

evidenca o preverjanju in ocenjevanju znanja vsebuje ime in priimek dijaka in osebe, vpisane v izredno izobraževanje, spol, datum rojstva, kraj in državo rojstva, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo ter podatke o splošnem učnem uspehu, opravljenih izpitih, napredovanju in dokončanju izobraževanja; vodi se v redovalnicah za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa, in sicer po oddelkih, letnikih oziroma skupinah;

evidenca izdanih dokumentov o končanem izobraževanju vsebuje ime in priimek dijaka in osebe, vpisane v izredno izobraževanje, spol, datum rojstva, kraj in državo rojstva, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo ter podatke o izdanih spričevalih; vodi se za vsakega vpisanega dijaka od vpisa v izobraževanje pa do končanja izobraževanja oziroma izpisa;

evidenca o starših dijakov, ki vsebuje ime in priimek dijaka, spol, datum rojstva, kraj in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ter ime in priimek staršev oziroma zakonitih zastopnikov dijaka ter naslov prebivališča oziroma naslov, na katerem so dosegljivi; vodi se po določbah 12. in 14. člena tega pravilnika;

evidenco izdanih odločb na prvi in drugi stopnji v postopku priznavanja izobraževanja, ki vsebuje podatke o osebi, na katero se odločba nanaša: osebno ime, letnica rojstva, spol in državljanstvo, podatke o izdani odločbi: številka in datum izdane odločbe, podatke o listini o izobraževanju: ime v izvorni obliki oziroma njeni transkripciji, na podlagi katere je bila izdana odločba, datum izdaje, država izdaje in ime institucije, ki jo je izdala; podatke o izobraževalnem programu, področju oziroma smeri, razredu, letniku, semestru, modulu, v katerega se oseba, na katero se odločba nanaša, vključuje.

Za ugotavljanje pravice do vpisa v srednješolsko izobraževanje šola pridobi oziroma preveri podatke o predhodnem izobraževanju iz centralne evidence udeležencev vzgoje in izobraževanja, evidenčnega in analitskega informacijskega sistema visokega šolstva v Republiki Sloveniji, evidenc Državnega izpitnega centra o kandidatih, ki opravljajo splošno in poklicno maturo ter zaključni izpit, in iz drugih uradnih evidenc.