Na predlog direktorja agencije izda minister, pristojen za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano notranji akt agencije, s katerim se zagotavlja dosledna nezdružljivost nalog odobritve obveznosti in izplačil sredstev iz programa SAPARD, nalog izvrševanja izplačil sredstev ter nalog računovodstva obveznosti in izplačil sredstev.
V aktu agencije mora biti določeno, da posamično nalogo iz prejšnjega odstavka opravlja delavec s posebnimi pooblastili, ki ni pristojen za opravljanje več kot ene naloge iz prejšnjega odstavka. V pooblastilu, ki ga delavcu izda direktor agencije, mora biti določena tudi finančna omejitev njegovega pooblastila.
V skladu z aktom iz prvega odstavka direktor agencije določi:
-
postopek sprejema, evidentiranja in obdelave vlog ter zahtevkov za izplačilo sredstev iz programa SAPARD,
-
postopek, ki zagotavlja, da je delo vsakega delavca hkrati tudi kontrola njegovega predhodnika. Evidenco nadzora dela vodijo nadrejeni delavci,
-
postopek preverjanj, ki določa sezname preverjanj in jih mora izvesti delavec s posebnimi pooblastili, ki mora v spis zadeve vložiti svojo izjavo, da so bila preverjanja opravljena. Izjava je lahko v obliki elektronskega zapisa. Postopek preverjanja mora vsebovati pravila za preprečevanje in odkrivanje goljufij in nepravilnosti v postopkih dela,
-
postopek odobravanja obveznosti in plačil, in sicer določitev višine zneska, ki se izplača upravičencu ali dobavitelju v skladu s pravili iz finančnega sporazuma, zlasti s pravili, ki se nanašajo na izpolnjevanje pogojev vlog za odobritev in zahtevkov za plačilo, skladnosti s prevzetimi obveznostmi v zvezi s postopki za odobravanje projektov, pripravo javnih razpisov in sklepanjem pogodb ter s preverjanjem opravljenega dela ali storitev,
-
postopek, ki mora zagotoviti, da se izplačila sredstev iz programa SAPARD izplačajo le upravičencu ali njegovemu pooblaščencu,
-
postopek, ki zagotavlja, da se vsa izplačila, za katera prenosi niso bili izvršeni, ponovno knjižijo v dobro evro računa programa SAPARD,
-
postopek zaščite podatkovnih baz, elektronskih podpisov in preverjanj neskladnih in nenavadnih podatkov,
-
postopek, ki mora zagotoviti, da se vsaka sprememba v uporabljenih stopnjah sredstev ali predpisanih pogojih za odobritev sredstev evidentira ter, da se navodila, podatkovne baze in sezname preverjanj pravočasno in sproti dopolnjuje,
-
metodologijo poročila o nadzoru,
-
izobraževanje in periodično razporejanje delavcev na občutljivih delovnih mestih ali povečan nadzor nad temi delovnimi mesti.
Postopki iz prejšnjega odstavka morajo zagotoviti, da se obravnavajo le tiste vloge in zahtevki za izplačila ki so v skladu s predpisanimi kriteriji.
Vloga in zahtevek se odobrita, ko se izvede zadostno preverjanje, da se preveri skladnost s pravili finančnega sporazuma in vsebino programa SAPARD. Ta preverjanja obsegajo preverjanja ki zahtevajo pravila za vsak posamezen ukrep v okviru katerega se zahtevajo sredstva in pravila za preprečevanje in odkrivanje prevar in nepravilnosti pri čemer se posebej upošteva tveganje. Vloge in zahtevke se preverja tako, da se ugotovi izpolnjevanje pogojev, upravičenost, popolnost dokumentov, pravilno spremljajoče dokumentacije, datum prejema itd.