Založnik se prijavi na razpis na predpisanem prijavnem obrazcu.
Prijavnemu obrazcu mora založnik priložiti:
1.
seznam članov uredniškega odbora,
2.
uredniški program z napovedjo prispevkov (avtorji člankov in okvirni naslovi),
3.
obrazec/vprašalnik za recenzente in seznam recenzentov (z imeni in akademskimi naslovi),
4.
predračun tiskarne in predračun za pripravo na tisk.
5.
redni izpisek iz sodnega registra oziroma občine, ki ne sme biti starejši od 30 dni.
Založniki, katerih periodične publikacije izhajajo samo enkrat letno in s tem ne izpolnjujejo osnovnega bibliografskega standarda za periodične publikacije, morajo takšno uredniško politiko še posebej podrobno utemeljiti.
Založnik periodične publikacije, ki v predhodnem proračunskem letu ni bila sofinancirana, mora priložiti še izvod letnika, ki je izšel do razpisa.
Založnik mora predložiti verodostojno dokazilo o vključitvi periodične publikacije v mednarodno podatkovno bazo, če tega podatka ne objavlja v impresumu periodične publikacije.
Prijavni obrazec mora vsebovati pisno izjavo založnika, da se lahko podatki, navedeni v vlogi, uporabijo za evidence ministrstva oziroma sezname, določene s tem pravilnikom.