Uradna oseba označi na vsakem prejetem prijavnem obrazcu zaporedno številko in datum prijave na razpis. Vsakemu založniku pošlje potrdilo, v katerem sta navedena številka njegove prijave in datum prijave.
Komisija za vodenje postopka mora sproti voditi zapisnik o odpiranju vlog, ki vsebuje predvsem:
Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije.