31.a člen
(evidence)
(1)
Policija upravlja in vzdržuje evidence, v katerih zaradi opravljanja policijskih nalog in zagotavljanja notranje varnosti zbira in obdeluje osebne podatke in druge podatke.
(2)
Policija vodi in vzdržuje naslednje evidence:
1.
evidenco službenih izkaznic, ki jih izda generalni direktor policije,
2.
evidenco izdanih identifikacijskih izkaznic,
3.
evidenco obvestil o nasprotjih interesov,
4.
evidenco dopolnilnega dela in dejavnosti,
5.
evidenco daril,
6.
evidenco nejavnih stikov,
7.
evidenco vlog policistov za pravno pomoč.
(3)
Evidence so specifično dokumentarno gradivo. Podatki v evidencah so varovani podatki policije, skladno z zakonom, ki ureja naloge in pooblastila policije.
(4)
V evidencah iz drugega odstavka tega člena smejo biti:
1.
osebni podatki oseb:
-
osebno ime,
-
rojstni podatki (dan, mesec, leto, kraj),
-
enotna matična številka občana (EMŠO), za tujega državljana, ki mu ni dodeljena EMŠO, pa številka, vrsta in država izdajateljica njegovega osebnega dokumenta,
-
spol,
-
naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča,
-
identifikacijska oznaka osebe, ki je v policijskih evidencah,
-
državljanstvo;
2.
podatki samostojnega podjetnika posameznika, posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, pravne osebe in državnega organa:
-
firma, ime oziroma naziv,
-
pravnoorganizacijska oblika,
-
sedež,
-
matična številka in
-
davčna številka.
(5)
Poleg podatkov iz prejšnjega odstavka se smejo v evidencah obdelovati tudi drugi podatki:
1.
v evidenci službenih izkaznic, ki jih izda generalni direktor policije: fotografija osebe, ki ji je izdana službena izkaznica, datum izdaje službene izkaznice, vrsta službene izkaznice, številka službene izkaznice, datum vrnitve, odvzema, uničenja ali izgube službene izkaznice, policijska enota, v kateri dela oseba, ki ji je izdana službena izkaznica;
2.
v evidenci izdanih identifikacijskih izkaznic: fotografija osebe, ki ji je izdana identifikacijska kartica, datum izdaje identifikacijske kartice, vrsta identifikacijske kartice, številka identifikacijske kartice, datum vrnitve, odvzema, uničenja ali izgube identifikacijske kartice, policijska enota, v kateri dela oseba, ki ji je izdana službena izkaznica;
3.
v evidenci obvestil o nasprotjih interesov: podatki o nalogi, ki jo je opravljal policist, podatki o obveščanju nadrejenega o nastalem položaju, podatki o odločitvi nadrejenega o obstoju nasprotja interesa;
4.
v evidenci dopolnilnega dela in dejavnosti: podatki o vrsti dopolnilnega dela ali dejavnosti, ki jo opravlja uslužbenec policije, podatki o pravnem aktu, na podlagi katerega uslužbenec policije opravlja dopolnilno delo ali dejavnost, podatki o postopku odločanja in izdaji soglasja za opravljanje dopolnilnega dela ali dejavnosti;
5.
v evidenci daril: podatki o darilu, vrednosti darila in okoliščine prejema darila ter odločitev o ravnanju s prejetim darilom;
6.
v evidenci nejavnih stikov oziroma lobiranja: podatki o kraju, času nejavnega stika, podatki o policijski enoti, v kateri je zaposlen uslužbenec policije, podatki o delovnem mestu uslužbenca, podatki o vsebini nejavnega stika, podatki o prejetih darilih;
7.
v evidenci vlog policistov za pravno pomoč: številka odločbe, s katero je bila ali ni bila zagotovljena pravna pomoč policistu, datum izdaje odločbe o pravni pomoči, kdo je izdal odločbo o pravni pomoči, podatek, ali je bila odločba izdana zaradi uvedbe predkazenskega, kazenskega ali pravdnega postopka, ali je bila izdana iz razlogov varstva osebnostne integritete policista ali zaradi varstva organizacijske integritete policije ali na podlagi zahteve policista za povrnitev finančnih sredstev, ko je bilo ugotovljeno, da ni bila podana kazenska oziroma odškodninska odgovornost policista, številka, datum in ime pristojnega organa, ki je izdal odločbo, s katero je bilo pravnomočno odločeno o zadevi, ter podatki o finančnih sredstvih, porabljenih za pravno pomoč.
(6)
Službena izkaznica in identifikacijska izkaznica lahko vsebujeta logično-tehnične zaščite in ključe, ki omogočajo pravilno in varno obdelavo podatkov policije, dostop v objekte, prostore in okoliše policije ter varno uporabo tehničnih sredstev in opreme policije.
(7)
Evidenca službenih izkaznic in evidenca identifikacijskih izkaznic sta lahko urejeni tako, da je podatke iz navedenih evidenc mogoče na podlagi EMŠO ali identifikacijske oznake osebe, ki je v policijskih evidencah medsebojno povezovati s kadrovsko evidenco, evidenco registracije delovnega časa in evidenco vstopov v objekte policije, ki jo policija vodi na podlagi zakona, ki ureja naloge in pooblastila policije.
(8)
Podatki v evidenci obvestil o nasprotjih interesov, evidenci dopolnilnega dela in dejavnosti, evidenci daril in evidenci nejavnih stikov so lahko urejeni tako, da jih je mogoče medsebojno povezovati na podlagi EMŠO ali identifikacijske oznake osebe, ki je v policijskih evidencah. Podatke v teh evidencah je mogoče na podlagi EMŠO ali identifikacijske oznake osebe, ki je v policijskih evidencah povezovati tudi s podatki v kadrovski evidenci.
(9)
Oseba ima pravico do seznanitve s svojimi podatki v evidencah iz tega člena na način in skladno s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
(10)
Podatki iz 3., 5. in 6. točke petega odstavka tega člena se zbirajo zaradi zagotavljanja notranje varnosti v policiji, posebej zmanjšanja tveganj za krnitev integritete uslužbencev policije in policijskih enot. Obdelujejo se na podlagi obvestil uslužbencev policije takrat, ko se sami znajdejo v položajih nasprotij interesov, nameravajo opravljati dopolnilno delo oziroma dejavnost, sprejmejo darilo ali udeležijo nejavnega stika v skladu s predpisi, ki urejajo sistem javnih uslužbencev, ter predpisi, ki urejajo integriteto in preprečevanje korupcije.
(11)
Podatki v evidencah iz drugega odstavka tega člena se hranijo ves čas zaposlitve uslužbenca policije. Po prenehanju zaposlitve se hranijo še pet let. Po poteku rokov hrambe se podatki anonimizirajo, če s predpisi, ki urejajo varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva, niso označeni kot arhivsko gradivo.