Računi se zaključijo s stanjem na dan 31. decembra. Ob zaključku računov pomožne knjige se sestavi poseben pregled dolgov in preplačil zavezancev.
Dejansko preplačilo ali dejanski dolg se izračuna tako, da se vzamejo skupna dejanska preplačila ali dejanski dolg iz pregleda dolgov in preplačil zavezancev ustreznih sintetičnih računov ter izračuna sorazmerja teh preplačil ali dolgov proti računskem saldu. Po tako ugotovljenemu razmerju – odstotku se iz računskega salda posameznega računa razreda 1 izračuna dejansko preplačilo ali dejanski dolg.
Seštevek računskega salda in izračunanega dejanskega preplačila je dejanski dolg. Razlika med dejanskim dolgom in računskim saldom je dejansko preplačilo.