(1)
Ministrstvo vodi evidenco izkaznic, ki vsebuje osebne podatke, navedene na izdanih izkaznicah, podatke iz vlog za izdajo izkaznic in podatke o izgubljenih, pogrešanih, ukradenih, uničenih in poškodovanih izkaznicah.
(2)
Prejete vloge za izdajo izkaznic ministrstvo hrani tudi v fizični obliki. Vloge na podlagi, katerih je bila izdana izkaznica so urejene po abecednem redu držav pošiljateljic oziroma mednarodnih organizacij, agencij ali organov Evropske unije in predstavništev mednarodnih organizacij.
(3)
Evidenca o izkaznicah se vodi in hrani v skladu z Zakonom o zunanjih zadevah in v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.