Vsaka vloga oziroma pisanje sodnega sveta se vpiše v vpisno knjigo, kjer se zapiše: datum prejema vloge, ime stranke oziroma naziv organa (pošiljatelj vloge), kratko vsebino pisanja ter datum odprave odgovora oziroma odločbe sodnega sveta. V zadevah, kjer je pomemben datum prejema pošiljke, se zabeleži tudi datum, ko je naslovnik sprejel odločbo sodnega sveta ter pravnomočnost odločbe. Zadeve, ki imajo naravo zaupnih dokumentov se v vpisni knjigi označijo z oznako »ZAUPNO«.
Vidno se označijo vloge, ki so vpisane v vpisno knjigo in v katerih je sodni svet izdal končno odločbo ter vloge, v katerih je odločal sodni svet in je bil sprožen sodni postopek.