O nastanku, prenosu, uporabi in o osebah, ki so seznanjene z dokumenti in drugimi zapisi iz 1. člena tega navodila se vodi evidenca v posebnem delovodniku.
V delovodniku mora o dokumentih in drugih zapisih biti evidentirano:
-
zaporedna številka v seznamu,
-
številka in datum nastanka,
-
število izvodov,
-
zadeva (kratek opis),
-
mesto hranjenja,
-
priimek, ime, datum seznanitve ter podpis,
-
rok hrambe oziroma zaznamki o uničenju ali vrnitvi.