Za uporabnike se vozila določijo po potrebi, glede na opravljanje del in nalog. Uporabnikom se vozila dodelijo v omejeno rabo oziroma za konkretne naloge.
Vozila, ki so dodeljena v omejeno rabo, se uporabljajo v službeni namen, to je za službene poti. V takem vozilu lahko uporabnik prevaža osebe, ki nimajo neposredne povezave z namenom uporabe vozila, na lastno odgovornost.
Vozila za opravljanje službenih potreb in zadolžitev so lahko dodeljena uporabnikom, ki le-ta potrebujejo za izvajanje svojih delovnih nalog. Dodeljena so lahko za nekaj ur ali za določen dan.
Vozilo se uporabniku dodeli na njegov predlog.
Uporaba vozil je namenjena izključno za službene namene. Po opravljeni poti uporabnik preda ključe vozila in izpolnjeni potni nalog službi računovodstva.