Organizatorji so dolžni IPF-ju sporede uporabljenih fonogramov posredovati pisno v ustreznem s strani IPF pripravljenem obrazcu ali v elektronski obliki, in sicer v enem od naslednjih formatov: *.doc, *.txt, *.xls oziroma morajo biti posamezni posnetki vpisani v enotni obliki in ločeni z vejicami ali tabulatorji, pri čemer morajo poročila vsebovati najmanj naslednje podatke, potrebne za identifikacijo javno priobčenih fonogramov:
Organizatorji so dolžni IPF-ju prijaviti prireditev vsaj 3 delovne dni pred prireditvijo.
Organizatorji so dolžni IPF-ju sporede uporabljenih fonogramov posredovati najkasneje v 15 dneh od prireditve.