Podpisniki, predstavniki Združenja po tem sporazumu se zavezujejo IPF posredovati podatke o tem, kdo so ljubiteljska kulturna društva in podatke glede prireditev, za katere se lahko uporabijo določila tega sporazuma, najkasneje v roku 5 delovnih dni od poziva IPF.
Podatki iz prejšnjega odstavka tega člena morajo vsebovati uradni naziv člana, njegov uradni naslov, davčno številko ter verodostojen elektronski naslov preko katerega lahko IPF komunicira s posameznim članom.