Zapisniki in ostalo gradivo sej nadzornega odbora se hranijo v prostorih občinske uprave.
Predsednik oziroma podpredsednik nadzornega odbora podpisujeta sklepe in akte nadzornega odbora.
Za sklic seje in za dopisovanje s tretjimi osebami uporablja nadzorni odbor žig okrogle oblike, ki ima v zunanjem krogu na zgornji polovici napis: Mestna občina Novo mesto, v notranjem krogu pa naziv: Nadzorni odbor.