O vsakem nadzoru se vodi dosje, v katerega se vlaga vse beležke ter druge ustrezne listine in zapisnik, predlog poročila, morebitni ugovor in dokončno poročilo.
Celotno gradivo se vodi in hrani v arhivu nadzornega odbora in arhivu občine. Z gradivom zaupne narave se ravna v skladu z določbo drugega odstavka 42. člena Statuta Občine Šmartno pri Litiji.
Skrbnik arhiva in tekoče dokumentacije je občinska uprava oziroma tajnik nadzornega odbora, ki je delavec občinske uprave.