Zaradi izvedbe varovanja prevoza vrednostnih pošiljk pristojni organ najpozneje deset dni pred prevozom vrednostnih pošiljk prevoz najavi pristojnemu organu druge pogodbenice.
Najava se opravi s predložitvijo predloga operativnega načrta prevoza vrednostnih pošiljk, ki vsebuje datum, točen čas, mejne prehode vstopa in izstopa ter število načrtovanih prevozov.
Predlog operativnega načrta prevoza vrednostnih pošiljk vsebuje tudi te podatke:
-
odgovorne osebe pristojnih organov;
-
številke mobilnih telefonov odgovornih oseb pristojnih organov;
-
tip in registrsko številko oklepnih ali drugih vozil in spremljevalnih vozil;
-
uslužbence, ki bodo sodelovali pri prevozu;
-
datum, predvideni čas in mejni prehod vstopa na državno območje druge pogodbenice;
-
datum, predvideni čas in mejni prehod izstopa z državnega območja druge pogodbenice.
Pristojna organa sodelujeta pri uskladitvi operativnega načrta prevoza vrednostnih pošiljk, ki mora biti pripravljen pet dni pred prevozom.
Vsa tehnična vprašanja v zvezi z izvajanjem tega sporazuma se rešujejo prek odgovornih oseb pristojnih organov; te so določene v operativnem načrtu prevoza vrednostih pošiljk in so ves čas dosegljive za pristojne organe druge pogodbenice.
O morebitnih spremembah glede odgovornih oseb in njihovih podatkov za stike se pristojna organa pisno obveščata vnaprej, najpozneje pa takrat, ko pride do spremembe.