Zaradi izvedbe varovanja prevoza vrednostnih pošiljk pristojni organ najpozneje deset dni pred prevozom vrednostnih pošiljk prevoz najavi pristojnemu organu druge pogodbenice.
Najava se opravi s predložitvijo predloga operativnega načrta prevoza vrednostnih pošiljk, ki vsebuje datum, točen čas, mejne prehode vstopa in izstopa ter število načrtovanih prevozov.
Predlog operativnega načrta prevoza vrednostnih pošiljk vsebuje tudi te podatke:
Pristojna organa sodelujeta pri uskladitvi operativnega načrta prevoza vrednostnih pošiljk, ki mora biti pripravljen pet dni pred prevozom.
Vsa tehnična vprašanja v zvezi z izvajanjem tega sporazuma se rešujejo prek odgovornih oseb pristojnih organov; te so določene v operativnem načrtu prevoza vrednostih pošiljk in so ves čas dosegljive za pristojne organe druge pogodbenice.
O morebitnih spremembah glede odgovornih oseb in njihovih podatkov za stike se pristojna organa pisno obveščata vnaprej, najpozneje pa takrat, ko pride do spremembe.