Centralna evidenca s podatki iz šestega odstavka 25. člena Zakona o šolski prehrani (Uradni list RS, št. 43/10; v nadaljnjem besedilu: zakon) se vodi v posebni računalniški aplikaciji Evidenca prehrane v osnovnih in srednjih šolah.
Dostop do centralne evidence je mogoč z elektronskim certifikatom, izdanim določenemu uporabniku. Tretjim osebam je uporaba elektronskega certifikata (posojanje, skupinska raba ipd.) prepovedana. Dostop do centralne evidence z elektronskim certifikatom omogoča naknadno ugotavljanje vseh dostopov v centralno evidenco in vseh sprememb v centralni evidenci (vpogledi, vnosi novih podatkov, spreminjanje podatkov, brisanje podatkov).