Do osebnih podatkov iz prvega odstavka 25. člena zakona, ki se nanašajo na upravičence posamezne šole, lahko v šoli dostopa le ravnatelj in na podlagi njegovega pooblastila delavci šole, ki opravljajo dela in naloge na področju šolske prehrane.
V pooblastilu iz drugega odstavka 25. člena zakona mora biti navedeno, katere pravice ima delavec šole (dostop, pregledovanje podatkov, vnos novih podatkov, spreminjanje podatkov, brisanje podatkov, izvoz podatkov, posredovanje podatkov) in na katerih osebnih podatkih ima te pravice.
Pooblaščenim osebam iz prejšnjega odstavka ravnatelj šole omogoči dostop do osebnih podatkov iz prvega odstavka 25. člena zakona s podelitvijo elektronskega certifikata. Ravnatelj podeli elektronski certifikat prek posebej za to narejene aplikacije.