Javni uslužbenci ministrstva, ki opravljajo dela in naloge na področju subvencioniranja šolske prehrane, lahko dostopajo le do zbirnih podatkov iz centralne evidence, nimajo pa dostopa do osebnih podatkov v centralni evidenci.
Dostop do zbirnih podatkov centralne evidence je mogoč le z elektronskim certifikatom. Vodja notranje organizacijske enote, v kateri javni uslužbenec iz prejšnjega odstavka opravlja delo, pooblasti javnega uslužbenca za dostop do zbirnih podatkov centralne evidence, temu pa služba, ki je v ministrstvu pristojna za informatiko (v nadaljnjem besedilu: administrator podatkovne baze), podeli elektronski certifikat.