Če starši oddajo nepopolno vlogo ali če vrtec zaradi uporabe kriterijev za sprejem potrebuje še druge podatke, lahko starše pozove k odpravi pomanjkljivosti ali dopolnitvi vloge tudi po elektronski pošti, telefonu ali ustno, če starši pridejo v vrtec. O tem se napiše uradni zaznamek. Če vloga ni dopolnjena, se jo obravnava in o sprejemu otroka odloči na podlagi podatkov, ki jih vsebuje vloga.
Komisija obravnava vloge na svoji seji v skladu z določbami Zakona o vrtcih (Uradni list RS, št. 36/10). Na seji komisije so lahko prisotni samo člani komisije, oseba, ki vodi postopek in zapisnikar. Komisija na podlagi podatkov, ki so navedeni v vlogi oziroma podatkov, ki jih pridobi pri upravljavcih zbirk osebnih podatkov, določi število točk po posameznih kriterijih in določi prednostni vrstni red otrok.
Komisija lahko preverja pravilnost podatkov, navedenih v vlogah, pri upravljavcih zbirk osebnih podatkov, ki jih vodijo v skladu z zakonom. Če komisija ugotovi nepravilnost podatkov, navedenih v vlogi, odloči na podlagi podatkov, pridobljenih pri upravljavcih zbirk osebnih podatkov.
Komisija odloča po določbah skrajšanega ugotovitvenega postopka, določenem v zakonu, ki ureja splošni upravni postopek.
Komisija določi na podlagi kriterijev prednostni vrstni red tako, da razvrsti vse vpisane otroke po doseženem številu točk, od najvišjega do najnižjega števila. Otroci se vključujejo v vrtec s prednostnega vrstnega reda glede na starost, prosto mesto v posamezni enoti in v posameznem oddelku ter glede na program vrtca, ki se izvaja v oddelku.
V primeru prostega mesta v kateri koli enoti Vrtcev Brezovica se staršem odklonjenih otrok ponudi na vlogi zapisano drugo želeno enoto. Prosto mesto se ponudi samo tistim vlagateljem, ki so na vlogi navedli drugo ali tretjo želeno enoto. Prednost ima vlagatelj z višjem številom točk.
Prednostni seznam se med letom ne spreminja in velja do zadnjega dne šolskega leta, za katerega je bil seznam oblikovan.