Upravljalec pokopališča (režijski obrat) mora voditi trajno evidenco o pokojnikih, ki so ali so bili pokopani na posameznih pokopališčih, evidenco najemnikov grobov in evidenco grobov – kataster.
V evidenci o pokojnikih se vodijo naslednji podatki: ime in priimek pokojnika, datum rojstva pokojnika, datum smrti pokojnika in datum pokopa ter datum prekopa.
Če pokojnik za časa življenja in naročnik pogreba nista pisno prepovedala posredovanja svojih osebnih podatkov, so podatki iz prvega in drugega odstavka tega člena javni in se lahko javnosti posredujejo brez omejitev. V primeru prepovedi posredovanja osebnih podatkov, se lahko osebni podatki pokojnika posredujejo le tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom.
Evidenca najemnikov grobov vsebuje podatke o imenu in priimku ter naslovu najemnika ter datumu in številki sklenitve najemne pogodbe za grob.