Pobude za podelitev nagrad in priznanj Občine Šempeter - Vrtojba se zbirajo na podlagi javnega razpisa. Razpis za podelitev nagrad in priznanj objavi komisija na spletnem portalu Občine Šempeter - Vrtojba, v časopisu Primorske novice ter na krajevno običajen način najmanj 45 dni pred podelitvijo.
Javni razpis mora vsebovati:
Pobuda mora vsebovati:
Kolikor pobudnik ne pridobi soglasja kandidata, komisija pozove kandidata, da poda soglasje h kandidaturi, ter v primeru, da je kandidat fizična oseba, tudi soglasje za uporabo osebnih podatkov. Kolikor kandidat ne poda soglasja, je pobuda izločena iz nadaljnje obravnave.
Komisija pripravi posebne obrazce za predlaganje kandidatov za nagrade in priznanja Občine Šempeter - Vrtojba. Obrazci se objavijo na spletni strani Občine Šempeter - Vrtojba.