Delo komisije poteka brez javnosti, za sprejem predloga za podelitev nagrad in priznanj Občine Šempeter - Vrtojba je potrebna dvotretjinska večina prisotnih članov komisije. Način glasovanja (javno, tajno) določi komisija.
Po preteku roka, določenega v javnem razpisu za posredovanje pobud, komisija prejete predloge odpira in pregleduje po vrstnem redu dospetja ter preveri, ali je pobudo možno obravnavati. Če pobuda ne vsebuje vseh zahtevanih podatkov, komisija pozove pobudnika, da v roku osmih dni pobudo dopolni.
Komisija na podlagi obravnave prejetih pobud oblikuje predlog za podelitev nagrad in priznanj Občine Šempeter - Vrtojba ter ga skupaj z obrazložitvijo posreduje v obravnavo in v sprejem občinskemu svetu Šempeter - Vrtojba.
Skladno s kriteriji iz tega odloka, komisija na podlagi obravnave prejetih pobud oblikuje predlog za podelitev nagrad in priznanj Občine Šempeter - Vrtojba, ter ga skupaj z obrazložitvijo posreduje v obravnavo in v sprejem občinskemu svetu.
Komisija lahko ne glede na podano pobudo, upoštevajoč obrazložitev v pobudi, predlaga drugačno nagrado ali priznanje pod pogojem, da predlagatelj s tem soglaša.