(1)
Pristojni arhiv vodi dokumentacijo o gradivu, ki je strokovna podlaga za vodenje seznama iz prejšnjega člena.
(2)
Dokumentacija se vodi po posameznih lastnikih gradiva in vsebuje zlasti:
-
osnovne podatke o lastniku gradiva,
-
podatke o ustanovitvi, statusnih spremembah, prenehanju, notranji organiziranosti in dejavnostih pravne, oziroma o življenju in delovanju fizične osebe, od katere izvira gradivo,
-
podatke o gradivu ter zapisnike o dejstvih, ki so vplivali na ohranjenost in urejenost gradiva,
-
zaznamke o danih navodilih lastniku gradiva,
-
zaznamke o konservatorskih oziroma restavratorskih delih,
-
zaznamke o mikrofilmanju ali drugačnem kopiranju gradiva,
-
sezname gradiva.