Zahvalna listina se lahko podeli delavcem Ministrstva za obrambo in pripadnikom stalne ter vojne sestave, ki prenehajo z delom oziroma opravljanjem dolžnosti.
Obliko in vsebino zahvalne listine določi pristojna organizacijska enota Ministrstva za obrambo.
Prejemniku zahvalne listine se lahko izroči tudi ustrezno spominsko darilo.
Zahvalne listine podeljuje minister za obrambo ali predstojniki organov v sestavi in uprav Ministrstva za obrambo.