Za bazo podatkov zavezancev skrbi Režijski obrat kot notranja organizacijska enota Občinske uprave (v nadaljevanju: Režijski obrat). Za izračun nadomestila se uporabljajo dosedanji podatki in evidence, ki jih obdeluje in hrani Režijski obrat. Za evidence se lahko uporabljajo tudi uradni podatki, ki si jih iz uradnih evidenc pristojnih državnih služb preskrbi Režijski obrat. Zavezanci so dolžni sproti sporočati pristojnemu organu vse spremembe, ki vplivajo na njihovo višino nadomestila.
Na zahtevo Režijskega obrata in/ali Davčne uprave RS so zavezanci dolžni sporočiti vse zahtevane podatke, ki so potrebni za izračun nadomestila.