Zapisnik se sestavi o dejanjih, ki so bila opravljena na naroku.
Zapisnik se sestavi tudi o važnejših izjavah ali sporočilih, ki jih dajo stranke ali drugi udeleženci izven naroka. O manj važnih izjavah ali sporočilih se ne sestavi zapisnik, temveč se napravi v spisu samo uradni zaznamek.
Zapisnik piše zapisnikar.