25. člen
Osnovanje spisa
Listine in druga pisanja, ki so pomembna za sestavo notarske ali zasebne listine, ki se vpisuje v vpisnik (razen v vpisnik overitve podpisov "OV") in niso priložene listini, se vložijo v spis, ki se odpre po prejemu pisanja. Kadar notar v zvezi z listino sestavi tudi vlogo v nepravdni zadevi pred sodiščem ali v nesporni stvari pred drugimi državnimi organi, se v spis vloži tudi ta vloga.
Spis se odpre po prejemu pisanja.
Pisanja oziroma poštne pošiljke prevzame notar ali oseba, ki jo notar pooblasti. Na vsako pisanje se odtisne štampiljka o prejemu.
Če je pisanju priložen denar ali vrednostni papir ali listina, notar sestavi o prejemu pošiljke posebno potrdilo po 88. členu Zakona o notariatu.
Na zahtevo stranke je notar dolžan odtisniti štampiljko o prejemu tudi na kopijo pisanja.
Pisanje, zaradi katerega je potrebno odpreti spis, se vpiše v ustrezni vpisnik še isti dan, ko notar prejme pisanje.
Spis se odpre tako, da se pisanje vloži v ovitek spisa.
Naslovno stran ovitka spisa notar opremi tako, da nanj navede svoje ime, priimek in sedež ali odtisne svoj žig, v zgornji desni kot vpiše opravilno številko spisa, na sredino ovitka spisa pa podatke o predmetu in strankah.
Opravilna številka spisa se sestoji iz označbe vpisnika, v katerega se predmet vpiše, zaporedne številke vpisa v koledarskem letu in zadnjih dveh številk leta, v katerem je predmet vpisan v vpisnik.
Ne glede na določbo prejšnjega odstavka lahko v notar v primeru, ko se listina ne sestavi takoj po prejemu pisanja, v času do sestave listine vodi spis pod opravilno številko, ki se sestoji iz označbe "P" (priprava), zaporedne številke v tekočem letu in zadnjih dveh številk leta, v katerem je prejeto pisanje. V takem primeru mora notar voditi tudi poseben pomožni vpisnik z oznako "P", kamor vpisuje podatke, navedene v 17. členu ter v 19. do 21. členu tega pravilnika glede na vrsto listine, ki jo sestavlja v zvezi s prejetim pisanjem. Ob sestavi listine se spis označi na način, ki je določen v prejšnjem odstavku.