(1)
Javnopravna oseba in arhiv sestavita zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva arhivu.
(2)
Zapisnik iz prejšnjega odstavka vsebuje zlasti:
-
naziv in naslov javnopravne osebe, ki izroča arhivsko gradivo ter ime in priimek odgovorne osebe,
-
naziv in naslov arhiva, ki prevzema arhivsko gradivo ter ime in priimek odgovorne osebe,
-
imena in priimke delavcev, ki so izvedli izročitev in prevzem,
-
datum in kraj izročitve,
-
naziv javnopravne osebe, od katere izvira arhivsko gradivo,
-
oznako zbirke ali arhivskega gradiva, kadar se izročajo posamezni dokumenti,
-
začetno in končno leto obdobja, iz katerega izvira izročeno arhivsko gradivo,
-
obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih in s številom tehničnih enot ali s številom dokumentov, kadar se izročajo posamezni dokumenti,
-
navedbo arhivskega gradiva, ki je izjemoma še ostalo pri izročitelju in rok, do katerega bo izročeno,
-
ugotovitve o ohranjenosti arhivskega gradiva in pojasnila izročitelja o tem,
-
ugotovitve o dostopnosti arhivskega gradiva.
(3)
Popis arhivskega gradiva iz 10. člena tega pravilnika je priloga zapisnika iz prvega odstavka tega člena.