Vabilo za redno sejo občinskega sveta s predlogom dnevnega reda se pošlje članom najkasneje 7 dni pred dnem, določenim za sejo.
Vabilo s predlogom dnevnega reda redne seje mora obvezno vsebovati:
-
datum sklica,
-
zapisnik zadnje redne seje, izredne seje ali dopisne seje, če je bila v času pred novo sejo,
-
poročilo o izvršitvi sklepov prejšnje seje,
-
vprašanja in pobude članov občinskega sveta.
Skupaj z vabilom se pošlje tudi gradivo, ki je bilo podlaga za uvrstitev zadev na dnevni red. Posamezno gradivo se izjemoma pošlje tudi kasneje ali posreduje na samo sejo občinskega sveta, če je vsebina gradiva nujno potrebna pri odločanju o točki dnevnega reda. Gradivo za posamezno točko dnevnega reda pripravi ustrezna občinska strokovna služba. Vsebovati mora spremni obrazec h gradivu z osnovnimi karakteristikami obravnavanega gradiva, podatke o predlagatelju in mora biti sestavljeno iz: uvodne obrazložitve, v kateri je opisana ocena stanja in razlogi za sprejem, cilji, ki se želijo doseči, ter morebitna finančna sredstva, potrebna za uveljavitev predloga.
Vabilo na sejo občinskega sveta se skupaj z gradivi pošlje članom občinskega sveta, županu, podžupanu (podžupanom), predsedniku nadzornega odbora občine, direktorju občinske uprave, vodjem uradov občine, krajevnim skupnostim, političnim strankam list, na katerih so bili izvoljeni člani občinskega sveta, in predstavnikom medijev; objavi pa se tudi na spletni strani občine.
Vabila na sejo občinskega sveta se skupaj z gradivi pošljejo prejemnikom po elektronski pošti, na pisno zahtevo prejemnika pa lahko tudi po pošti v fizični obliki na papirju. Prejemniku gradiva se le - to pošlje po pošti tudi, kadar le - ta nima možnosti pošiljanja po elektronski pošti. Vabilo z gradivom se lahko na podlagi pisne zahteve prejemnika pošlje tudi na disketi, zgoščenki ali drugem podobnem nosilcu podatkov.