[1] Na uradu se vodi točna evidenca predanih oštevilčenih obrazcev izjav o ustreznosti vozila in obrazcev izjav o ustreznosti posamično pregledanega vozila. Ravno tako pa se na uradu vodi evidenca o izdanih izjavah o ustreznosti vozila. Podatke za evidenco sporočajo na urad imetniki listine o homologaciji tipa vozila, ki te izjave prilagajo vozilom. Enak postopek velja tudi za podatke o izdanih izjavah o ustreznosti posamično pregledanega vozila, ki jih sporočajo na urad pooblaščene strokovne organizacije, ki opravljajo posamične preglede vozil.
[2]Pooblaščene strokovne organizacije, ki pregledujejo vozila za potrebe homologacijskih postopkov, pa arhivirajo pri sebi kopije izdanih tehničnih poročil o izpolnjevanju zahtev vozila tako za tipsko kot tudi za posamično pregledana vozila ter tudi podatke o izdanih izjavah o ustreznosti posamično pregledanega vozila, dokumentacijo, ki je služila kot podlaga za to odločitev, in kopije izdanih izjav.
[3] Vsi dokumenti iz prvega in drugega odstavka tega člena se hranijo trajno.
[4]V primeru izgube izjave o ustreznosti vozila urad na prošnjo lastnika vozila izda ustrezen duplikat.