Poslovne knjige in knjigovodske listine se hranijo v skladu s predpisi, vendar najmanj v teh rokih:
-
letni računovodski izkazi in končni obračun plač ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov, trajno,
-
knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, in z zakonom ali drugimi predpisi predpisane listine, pet let,
-
pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine, dve leti,
-
listine v zvezi z obračunom davkov, v skladu z davčnimi predpisi.
Odvisno od časa hranjenja knjigovodskih listin je treba pri računalniškem obravnavanju podatkov hraniti programsko dokumentacijo (uporabniške programe). Odvisno od vrste računalniškega obravnavanja podatkov je občina dolžna hraniti tako programsko dokumentacijo, da bo strokovnjaku omogočala poznejše preverjanje.