Delavci, zaposleni v drugih oddelkih občinske uprave, ki so pooblaščeni za pripravo in potrditev knjigovodskih listin, so soodgovorni za namembnost ter smotrnost porabe proračunskih sredstev. Zadrževanje knjigovodskih listin, ki povzroči plačilno zamudo ali neažurno knjiženje, pomeni odgovornost delavcev teh oddelkov. Direktor občinske uprave in vodje oddelkov sodelujejo pri pripravi proračuna občine in finančnih načrtov posrednih uporabnikov. Vsak izdatek iz poračuna mora imeti za podlago verodostojno knjigovodsko listino, s katero se izkazuje obveznost za plačilo. Vsako plačilo je potrebno pisno potrditi.
Vsaka knjigovodska listina mora biti v določenem roku, to je najkasneje v desetih dneh od prejema listine vrnjena v računovodstvo, kjer jo je potrebno ustrezno obdelati (kontrolirati in knjižiti) in jo sistematično odložiti ter hraniti.
Zadrževanje knjigovodskih listin, ki povzroči plačilno zamudo ali neažurno knjiženje ali vpliva na nepravilnost izkazanih poslovnih izidov, pomeni kršitev delovnih obveznosti in neposredno, osebno odgovornost delavca zaradi kršitve veljavnih predpisov.